机关文书档案的整理-课件.pptVIP

1、件号：指室编件号。 2、责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者一个人或若干人。填写时，一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”等含义不明，难以判断的简称；也不能打点或用“同前”、“同上”等字样代替。联合发文，责任者过多时可以省略，但立档单位是责任者的必须抄录。对白头文件，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。 3、文号：填写文号时应照实抄录，字号齐全。 * . 4、题名：即文件标题，完整的题名由责任者、问题、文种3个部份组成，例《市档案局关于加强档案安全保管的通知》，也有的直接由问题和文种组成。 一般情况下，文件只有一个标题，填写时照实抄录，有的文件还有副题名或并列题名，正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需抄录，并列题名需要时与正题名一并抄录。 有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写和补充标题。 * . 机关文书档案的整理归档方法和要求 * . 第一步 归档文件的收集 一、收集概述 归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。 收集工作是档案整理、保管、利用的基础，是其他业务环节的前提条件，是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径，是衡量档案室工作的重要标尺。 * . 二、收集文件 收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录的收集。 收集方法上要注意两点： 一是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；平时注意将单位领导或同志外出开会、出差、 * . 商定事项所带回的文件、材料收集起来；平时注意将报刊杂志直接反映本单位人和事的篇目剪辑收集起来。 二是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；年终还要注意把那些虽没作收发文登记，但仍属本单位形成的文件、材料、图表、声像、实物全部收集起来；年终还要做好财会、基建等专门档案和科技档案的收集。 * . 第二步 归档文件的价值鉴定 归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个方面。 第一，凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料和重份文件，作勿需归档处理，按规定手续予以销毁，防止有文必档现象发生。 * . 按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 * . 机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； * . （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第二，对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年