现代文员工作的基本概念.ppt

现代文员实务技巧 第一页，共三十一页。 文员是做什么的？ 举出几个你所能想到的“文员” 第一章 现代文员的工作 现代文员工作的基本概念 1 2 第二页，共三十一页。 文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作 3. 负责办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作 第三页，共三十一页。 跟单文员 行政文员 人事文员 销售文员 文控文员 各种各样的“文员” 第四页，共三十一页。 一、现代文员工作的基本概念 广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员”。 1.现代文员的职业定位 从事文书制作与管理的工作 特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作内容扩大化 与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员 第五页，共三十一页。 2.现代文员工作的特点 工作方式：处理信息和事务 特点 服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众 专业性 主动性 繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑 第六页，共三十一页。 小结：兼具专业与独立的疯狂“打杂”。普通文员是迈向高级白领的必经之路。 第七页，共三十一页。 二、现代文员工作的内容 简而言之：处理事务、操作实务 1.现代文员工作的范围和内容 （1）我国文员涉及或部分涉及的工作 文书撰写 文书制作 文书处理 档案管理 会议服务 第八页，共三十一页。 信息资料 信访工作 接待工作 日程安排 日常事务 办公室管理 领导临时交办的其他事项 第九页，共三十一页。 （2）我国外资企业、合资企业文员的工作 办公室环境的布置与整理 通讯事务、电话、信函与邮件处理 执行领导交办事项 照料领导身边的琐事 接待宾客和员工来访 记录领导指令及会谈、会议内容 打印文稿及表格 收集和整理各种信息 保管办公室设备及用品 外出办事 第十页，共三十一页。 2.现代文员的职业权限 （1）正确认知、摆正位置 （2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的权力 （3）防止和克服“越位” 决策越位 表态越位 工作越位 答复越位 社交越位 第十一页，共三十一页。 小结：不该说的话，不要说；不该问的问题，不要问；不该你知道的事情，不要好奇！ 做好本职工作，安分守己。 第十二页，共三十一页。 三、现代文员工作的原则和方法 1.现代文员工作的指导原则 准确：工作质量 高效：工作效率 保密：工作要求；守口如瓶 实事求是：工作准则 第十三页，共三十一页。 2.现代文员的工作方法 优先顺序方法 接受委派方法 请示与汇报方法 计划与总结方法 变通与挡驾方法 分工与协作方法 第十四页，共三十一页。 1）优先顺序方法 以工作的重要程度来划分 以紧急程度和重要程度来划分（应该做的事） 重要且紧急的事 紧急但不重要的 重要但不紧急 虽然有价值，但既不重要也不紧急的 第十五页，共三十一页。 2）接受委派方法 了解任务的重要性 了解任务的要求 确认职权范围：什么可以做，什么不可以做 了解完成任务的期限 确认理解 过程中的检查 第十六页，共三十一页。 Tips 好记性不如烂笔头 切忌自作聪明，以免弄巧成拙 第十七页，共三十一页。 3）请示与汇报方法 重大事，政策事、需授权之事，要书面请示，以备日后查证。 一般事、事务性的事、疑难事，用口头请示 紧急事，先作口头请示，及时办理，再补上书面请示，留档备查 请示要对口 请示要单一，一文一事 第十八页，共三十一页。 汇报，要简明扼要 汇报，要让领导及时了解下情，随时作出指导 主动汇报要分轻重缓急 汇报可以口头也可以书面 第十九页，共三十一页。 4）计划与总结方法 计划，要制定得科学、明确 工作次序，要分清轻重缓急，有条理地进行，留有余地 做好时间管理 总结要肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训 第二十页，共三十一页。 5）变通与挡驾方法 变通？要灵活 挡驾？要注意方式方法 前提与基础：了解你为谁而工作？ 第二十一页，共三十一页。 6）分工与协作方法 明确分工 服从安排，做好本职 善于