7、全宗卷规范整理.pptVIP

全宗卷规范整理;全宗卷规范整理; 全 宗 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 全宗的基本含义： （1）全宗是一个有相互管理的有机整体； （2）全宗是在一定的社会活动中形成的； （3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。 ; 全宗的构成条件 全宗从其形成者角度看，分为组织全宗和个人全宗两种。 组织全宗的构成条件是： （1??可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文； （2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； （3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。; 个人全宗构成条件是： （1）对档案馆而言，只有名人的档案才可能成为个人全宗； （2）是否较完整齐全、全面系统地留存，是否记录和反映了社会活动，是否对其档案进行了管理，是否将其作为个人全宗对待等。 全宗号 全宗号是唯一的档案管理机构代码，是档案馆给立档单位编制的代号。 ; 一、全宗卷 记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 全宗卷的编制意义： （一）记录档案管理的全过程； （二）保存档案管理的有效原始凭证； （三）快速了解本全宗有关情况的工具； （四）档案管理工作一致性延续的保证。 注意：全宗卷是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案。 ; ; 三、全宗卷编制的原则： 1、档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。 2、全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真是，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。; 四、全宗卷内容构成 1、全宗介绍类： 全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 2、档案收集类： 档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 ; 3、档案整理类： 文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。 4、档案鉴定类： 档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。 ; 5、档案保管类： 档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 6、档案统计类： 档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。; 7、档案利用类： 档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。 8、新技术应用类： 应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。 ; 9、其他类： 管理全宗档案中形成的综合性业务工作规范、管理制度等文件材料。 10、综合全宗卷： 管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作文件材料，上述各类中涉及多个全宗的文件材料。综合全宗卷适用于国家综合档案馆。; 五、全宗卷的整理 1、文件材料装订。文件材料以“件”为单位进行装订。 2、文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料按1--9进行分类。