1、归档文件整理规则.pptVIP

归档文件整理 州党办档案管理科 电话：0994--2338930; ;一、 归档文件的整理工作 （一）基本概念 1、归档：办理完毕的文件经过系统整理交档案室保存的过程。 2、归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 ; 3、归档文件整理：就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 归档文件整理工作 就是指处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。 ; 归档文件的整理分两个阶段： 归档前文件的整理——解决文件的去留。 归档后档案的整理——固定归档文件的次序，赋予一个唯一的号。; （二）归档文件整理原则 1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 2、区分不同价值，便于保管和利用； 3、符合文档一体化管理的要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 4、保证纸质文件和电子文件整理协调统一。;（三）机关文件材料归档依据 《归档文件整理规则》（DA/T22——2015） 《规则》适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理，其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。 国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》;二、 归档文件的质量要求 首先，归档文件应齐全完整。对破损文件应予以修整，对字迹模糊或易褪变的文件材料应予以复制。 1、修裱破损文件。 2、复制字迹模糊或易褪变的文件。 3、超大纸张折叠。（折叠的幅面同文件大小一致） 4、去除易锈蚀的、易氧化的金属物或者塑料装订用品。; 其次，整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 ;三、 归档文件的整理方法 ? 件：“件” 即归档文件的??理单位。 件的构成： 归档文件一般以每份文件为一件。 1、文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件； 2、 正文和附件为一件； ; 3、转发与被转发件为一件。 4、原件与复印件为一件。 5、正本与翻译本为一件； 6、中文本与外文本为一件； 7、报表、名册、图册等一册（本）为一件。 8、简报、周报等材料一期为一件； 9、会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；; 10、来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件； 11、有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 12、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。 13、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。; 14、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。? 注意：来文与复文是不同年度的，归档时应归入各自年度。 ; 特殊情况： 1、定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件。 2、重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。 3、附件较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。 “为一件”是指文件实际上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 ;归档文件整理大致需要以下几个环节：;（一） 收 集 收集文件： 就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。 收集要求： 全面收集?，齐全完整。; 收集方法： 1、严格按照收发文登记。