5、纸质档案全文数字化规范.pptVIP

纸质档案全文数字化规范;一、档案数字化 定义： 档案数字化是指利用计算机技术将传统载体档案（纸质、缩微胶片、照片、模拟音视频等）信息转换为数字信息并提供利用的处理过程。 层次： 一是档案目录信息的数字化； 二是档案全文信息的数字化。;原则： 规范性、安全性、效益性 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。;二、档案数??化范围 1、凡列入本单位文件材料归档范围的纸质档案（永久、长期或30年）均须进行数字化扫描。 2、凡列入本单位文件材料归档范围，并划定为需移交进馆的纸质档案均须进行数字化扫描。 3、划定为其他保管期限的档案，是否进行数字化，由各单位自行决定。;三、档案数字化规范要求 数字化质量要求，以反映档案原貌、真实性为原则，保证扫描的图像清晰可读 。 1、数字化格式，推荐使用扫描后文件格式为“.jpeg”或“.tiff”格式存储 2、扫描模式：彩色模式 3、扫描分辨率：600dpi。确保扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果（见下图） ; 4、按档号建立层级文件夹，并以档号命名该文件夹 以“卷”为单位管理文件夹： 首先，新建文件名为“纸质档案数字化成果”的总文件夹； 其次，在“纸质档案数字化成果”的文件夹内，按不同目录分别建立文件夹，文件夹名为“全宗号-目录号”； 再次，在同一全宗同一目录下按不同卷号分别建立文件夹，文件夹名为“全宗号-目录号-案卷号”；; 最后，在同一全宗同一目录同一案卷下按不同件号分别建立文件夹，文件夹名为“全宗号-目录号-案卷号-顺序号”。在最后一级文件夹下，存储数字化的纸质档案。; 文件夹结构如下： 总文件夹：纸质档案数字化成果 第一级文件夹：全宗号 第二级文件夹：全宗号-目录号 第三级文件夹：全宗号-目录号-案卷号 第四级文件夹：全宗号-目录号-案卷号-顺序号 ;;; 以“件”为单位管理的文件夹： 首先，新建文件名为“纸质档案数字化成果”的总文件夹； 其次，在“纸质档案数字化成果”的文件夹内，按不同年度建立文件夹，文件夹命名为“全宗号-WS?年度”； 再次，在同一全宗同一年度不同的保管期限下建立文件夹，文件夹命名为“全宗号-WS?年度-保管期限”； 另外，如单位按机构或问题分类的，须在同一年度同一保管期限文件夹下再按不同机构或问题分别建立文件夹，文件夹命名为“全宗号-WS?年度-保管期限-机构或问题”。 最后，在同一年度同一保管期限文件夹下按件号分别建立文件夹，文件夹命名为“全宗号-WS?年度-保管期限-件号”；在最后一级文件夹下，存储数字化的归档文件 。;文件夹结构如下： 总文件夹：纸质档案数字化成果 第一级文件夹：全宗号 第二级文件夹：全宗号-WS·年度 第三级文件夹：全宗号-WS·年度-保管期限 第四级文件夹：全宗号-WS·年度-保管期限-件号 要求： 全宗号：用4位字母或数字标识，不足4位补“0”，如“0064”； 目录号：同上 案卷号：同上 顺序号：同上 年 度：用4位阿拉伯数字标识，如“2017 ”； 保管期限：“永久”用“Y”标识，“30年”用“D30”标识； 件 号：用4位阿拉伯数字标识，不足4位补“0”，如“0001”； ;;; 5、数字化纸质档案存储文件的命名参照所在纸质档案的档号，即“全宗号-目录号-案卷号-顺序号-页号.jpg”或者“全宗号-WS·年度-保管期限-件号-页号.jpg”，为“档号-页号.jpg”格式。 6、纸质档案数字化后刻录光盘，光盘的根目录下应有光盘说明文件、数字化纸质档案文件夹、纸质档案目录(文书归档文件目录、案卷目录、卷内目录)、数字化文件命名说明文件、电子文件登记表、纸质档案数字化转换过程交接登记表。 ;;;;;;;