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三：简答题 （8 ）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、 1．文员进言是指什么 ?进言具有什么作用 ?方法和要求是什么 ? 是否需要保密、是否需要就餐等因素。 答案： (1) 进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝； (2) 参谋作用； (3) 补缺作用； (4) 增进关系作用； 9. 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ (5) 适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事； (6) 适时。 答案： （1 ）会议名称； （2 ）会议记录人的姓名、盖章； （3 ） 考虑时机； (7) 适地。看场合； (8) 适度。要注意掌握分寸。 时间 （开始时间、结束时间）； （4 ）会议地点； （5 ）议题； （6） 2 ．什么是文书的立卷特征 ?通常可以按照哪几种特征立卷 ? 主持人、主席； （7 ）出席者名单； （8）会议的经过情形及结论； 答案： (1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷， （9 ）相关的资料； （10）下次会议预定日期。 称为“立卷特征” ； 10. 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做， 要领有哪些？ (2) 按问题特征立卷； (3) 按作者特征立卷； (4) 按文种特征立 答案： （1）清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析 卷； (5) 按时间特征立卷； (6) 按地区特征立卷； (7) 按通讯 自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点； 者特征立卷； (8) 在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的 （2 ）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机； 特征组合每一个案卷。 （3 ） 偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、 3．来信受访的范围包括哪些 ?受理与处理的程序和基本要求是什么 ? 资料、经验谈等等； 答案： (1) 受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的 （4 ） 要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话， 信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的 (2) 及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地 地方，努力加以说服； 方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司， （5 ） 主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量， 还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、 以及背景如何等等； 信封在后，要一并装订。 （6 ） 以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感的言 (3) 认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信 词； 中的重点， 或在信纸的空白处注明 “参阅某卷宗’’或 “可与前信印证” （7 ）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认 等。提供领导复信所需要的资料。 同自己）； (4) 逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信 （8 ）不可伤害对方的自尊心。 时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位 ( 人 ) 以及承办后的情况、 11. 单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 答案 : (1) 单位印章、套印章； (5) 认真处理。