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文件到位 我们要求建立一个形成文件的管理体系，并不要求将管理体系中所有的过程和活动都形成文件。文件只有在体系中具体应用、实施后，才能产生增值的效果，否则只是一纸空文。 体系运行（要素）到位，前提是制度规定、文件规定是否到位。因此，建立体系，初期就要按照体系方法去做,按照八项基本原则和管理体系要求建立管理体系文件,并且审核其是否符合体系要求，必要时，进行修改，补充和完善。具体来讲,要素管理的规定文件,主要指方针/目标,手册,程序文件对应的部分,应当回答5W2H的问题;这些回答应当准确地满足该要素运行的标准要求,顾客要求,乃至法律法规要求;下级文件则应当以同样方式满足上级文件要求。 第三十一页，共四十九页。 5W2H法其内容如下： ?（1） —是什么？ (要做什么） （2） —为什么？ （为什么要做） （3） —何处？ （到哪里去做） （4） —何时？ （什么时候做） （5） —谁？谁负责？ （谁来做） （6） —怎么做？方法怎样？ （7） —多少？质量如何？费用如何？? （见体系文件范例）???? 第三十二页，共四十九页。 湘钢体系文件结构 第三十三页，共四十九页。 内部文件管理/（4.2.3/