有限公司行文管理制度.docx免费

有限公司行文管理制度 1 目的 为规范公司行文管理，提高文件办理质量和效率，特制定本行文管理制度。 适用范围 适用于 有限公司各部门。 定义 本制度所指行文管理 职责 办公室是公司行文管理的归口部门，负责各种公文的统一编号及受控管理。 各部门负责以部门名义的公文进行规范管理。 管理要求 公司公文的主要种类 请示：向公司领导及上级单位请求指示、批准用“请示”，一般分为内部请示及对外请示。 向公司领导请示重要事项原则上使用请示稿纸（见附件 1：请示稿纸）， 通过邮件审批的事项，应在事后补办审批手续。 内部请示由经办部门办理编号，编号规则为“中化苏州 X 请”，其中 X 为部门简称（见附件 2：行文编号表）。 、通知：传达上级单位及公司指示，要求各部门办理或知悉的事项，用“通知”。 重要事项原则上套红头格式（附件 3：红头格式），使用会签文稿程序 （见附件 4：会签文稿纸）。 一般事项可使用白头文件不办理用印手续，或通过公司 Lotus 系统直接发出。 函：与平级或不相隶属的单位的商洽、询问和答复问题用“函”，一般分为普通信函（见附件 5：公司普通信函头）和正式公函。 会议纪要：记载和传达会议的主要精神、情况和决定事项，用“会议纪要”。 制度（办法或规定）：要求员工共同遵守的办事规程或行动规则，制度必须使用文稿纸办理会签程序（见附件 4）。 发文流程及要求 公司正式发文主要涉及对外请示、通知及公函等文种，对以红头文件发布的公文，需办理会签文稿程序（见附件 4），对内红头文件由经办部门办理编号， 编号规则为“中化苏州X 发”（其中X 为业务简称，具体见附件 2），对外红头文件一律由办公室统一发出，编号规则为“中化苏州发”。 发文流程主要为拟稿、会签、签发、用印、催办、归档，具体要求如下： 拟搞：由各部门经办人拟稿，并报直接主管领导审核； 会签：如文件主要内容涉及到其他部门或人员，需交由其会签； 签发：由公司领导或权限签字人办理签字发出手续； 用印：办公室凭签发手续办理用印，并编制公文号后统一发出； 催办：公文发出后，经办人及经办部门要督促落实公文的执行事项； 归档：事情办理完结，由经办部门对资料进行系统整理，定期交到办公室存档。 对不以红头文件形式发布的公文（如信函、会议纪要等），可不加盖公司印章以电子邮件形式发送相关部门和人员，但需打印出文稿办理签字手续后存档。 收文流程及要求 公司公文的收文流程主要为签收、批办、阅办、催办、归档，具体要求如下： 签收：普通文件直接由经办人签收，直接以公司名义由办公室办理签收手续； 、批办：以公司名义的收文需办公室办理《文件阅办单》（见附件 6）手续； 、阅办：根据领导批分意见进行阅办（承办），签署阅办（承办）意见； 、催办：由经办部门负责文件执行情况的落实并签署意见； 、归档：事情办理完结，由经办部门对资料进行系统整理，定期交到办公室存档。 附则本制度适用于 ，由办公室负责解释，自公布之日起执行。 相关文件 相关记录 1、《请示稿纸》 2、《行文编号表》 3、《红头格式稿纸》 4、《会签文稿纸》 5、《公司普通信函头》 6、《文件阅办单》