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PAGE 4 理工大学外事接待管理办法 第一章总则 第一条为了进一步规范外宾接待工作，加强外事接待经费管理，根据有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。 第二条XX理工大学外事接待管理主要内容是指外宾接待、外籍教师和留学生接待，相关工作要求统为外事接待管理办法。 第三条外事接待坚持服务外交、友好对等、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明、尊重他人风俗习惯的原则。 第四条学校外事接待工作，统由国际合作与交流处总体负责，相关单位协助。 第二章接待管理 第五条对来校访问国（境）外的外宾，我校根据互惠对等原则或外事交流协议等，区分为全程招待、部分招待和外宾自理。 无互惠对等原则及外事交流协议的接待，全部招待或部分招待天数不得超过5天（含抵离境当天），超过规定天数的，一律由外宾自理。 第六条实行外事接待审批制度。所有校级层面的外事接待工作，须由各单位事先拟定接待方案,经国际合作与交流处报请校领导批准执行。未经校领导批准或授权，不得对外发出邀请或做出承诺。 第七条实行外事接待清单制度。外事接待工作结束后，各单位要如实填写接待清单，包括接待对象的级别、姓名、时间、地点、人数、天数等内容，并由国际处负责人审签。 第八条加强外事接待经费预算管理，实行总额控制，不得超额支出，厉行节约。 第三章开支范围及标准 第九条外事接待经费开支范围主要包括：住宿费、伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。 第十条外事接待住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。一般安排在学校协议酒店，房间不得额外配发洗漱用品等，住宿费报销须经国际合作与交流处报请校领导批准。 第十一条外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。 外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准为每人每天260元。在所住宾馆用自助餐的，按与宾馆签订的协议价格执行。外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。 第十二条宴请按以下办法执行： （一）宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜肴和酒水，不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，杜绝奢侈浪费。提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。 （二）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：省部级人员出面举办的宴会，每人每次350元；厅级及以下人员出面举办的宴会，每人每次250元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。 第十三条交通费按以下办法执行： （一）外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。 （二）接待外宾确需租用车辆的，应当与具备资质、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。 （三）外宾应当按级别乘坐相应等级标准交通工具，副部长级及以上外宾可提供飞机头等舱、火车软席（高铁／动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧），其他人员可提供飞机经济舱、火车软席（含高铁／动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。 确因工作需要并经接待单位领导批准，外方主宾的重要随行人员可随主宾乘坐相应舱位，原则上按随行不超过1人安排。 第十四条对外赠礼应以节约为主，尽量选择具有地方的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。原则上由接待部门赠礼1次，其他部门不必重复赠礼。如果外方赠礼，可按对等原则回礼。如果受礼方为校级领导或知名专家学者，每人次礼品不超过400元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。 第十五条外宾来访期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自行承担。 第十六条机场贵宾厅使用费、景点门票费等其他必要的经费开支，要从严掌握，注意节约。 第十七条因工作需要所安排的宴请须严格控制陪餐人数。外宾5人（含）以内，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。 第十八条在外事接待活动中，陪同人员的伙食费，住宿费、交通费等开支标准按照省级机关国内差旅费管理的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，经校领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。 第十九条外事接待就餐原则上安排在校内进行，因实际情况确需安排在外用餐的，须经校领导批准。 第二十条根据上级主管部门关于增加对外教人文关怀的要求精神，可安排在职外教出游参观。汉中境内出游，原则上每学期不超过两次，一般情况下，须当日返回，如有需要，可在外就餐一顿；跨地区出游，每年可安排一次。 第二十一条为了满足留学生对传统文化课程的要求以及活跃在校留学生的课外活动，可适当安排在校留学生的课外活动，通常由教学部门提出计划，国际处审核安排，此类活动只能安排在汉中境内进行。 第二十二条接待人员在办理报销手续时，应向财务处提供内容填写完整、审批手续齐全的下列单据作为报销凭证： 1.XX理工大学外事接待审批表； 2.XX理工大学外事接待清单