会议管理课件.pptVIP

会议管理 授课人：张爽 第一页，共三十八页。 培训目标： 1、知道有效会议的原则，学会使 用会议组织工具 2、工作中运用会议管理管理会议 第二页，共三十八页。 导言 提问：你会开会吗？ 自测题(附件1) 第三页，共三十八页。 12—24分：需要全面注意你的技巧。当你参加会议时，始终要有明确的目的，并争取达到目标 25—36分：你在会议中表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进 37—48分：在会议中你表现得较好，但不要自满，继续为你参加的每个会议作好准备 第四页，共三十八页。 第五页，共三十八页。 会议成本 提问: 会议有成本吗?主要包括哪些成本? 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 第六页，共三十八页。 会议的时间成本 第七页，共三十八页。 直接的会议成本 第八页，共三十八页。 效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况： 第九页，共三十八页。 一位企业的老总曾经这样说过：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。”这样的表述未免有些夸张，但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所占的比重。尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方面的消耗，但是却有利于快速达成某项协议，大大提高工作效率。 第十页，共三十八页。 讨论：什么情况下要开会？哪些情况下不开会？ ————————————————————————————————————————————————————————————————————— 会议理由 第十一页，共三十八页。 有些情况下是可以不开会的 只涉及个别成员的主题，可以一对一处理 你没有时间准备会议（组织者或参会者） 有一些更有效的交流方式，如E-mail、备忘录、电话等 拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、一致的理解 能有适当的人选有效的解决问题 估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员没到位，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上，会议易受干扰，参会者没有积极性） ____________________________________________________________________________________________ 第十二页，共三十八页。 常见的开会的理由： 需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划 帮助某个人作决定 情况通报 获得或收集信息 解决需不同部门成员协调的问题 消除组织内成员的抱怨和牢骚 讨论新的构思，或创造新的想法 _ ______________________________________________________________________________________________________ 第十三页，共三十八页。 会议的通病——效率不高 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。 第十四页，共三十八页。 会议效率不高的原因及具体表现 项 次 原因 具体表现 （1） 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 （2） 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 （3） 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 （4） 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 （5） 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 （6） 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 （7） 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 第十五页，共三十八页。 会议规范包含3个部分： 会议时间安排的规范 固定的会议流程规范 会议规范本身。 会议规范 第十六页，共三十八页。 固定的会议流程规范 固定的会议规范流程 第十七页，共三十八页。 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分