物业公司体系文件控制程序.docxVIP

体系文件控制流程 公司职工  部门负责人 管理者代表 /品质管理部 总经理/管 理者代表/ 授权人士  品质管理部  文件适用的各部门 提出编制/更改文件申请 审 提出编制 /更改文件申请 核 审 Y 审 作废文件交品质管理部 检查作废文件并作处理 核 批 作废文件交品质管理部 检查作废文件并作处理 N N N Y  打印发放文件 对各部门主办以上人员培训 对本部门员工培训 对各部门主办以上人员培训 对本部门员工培训 文件归档保存 保管本部门体系文件 检查各部门文件受控情况 严格按文件实施 文件归档保存 保管本部门体系文件 检查各部门文件受控情况 严格按文件实施 目的 为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。 范围 适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。3.职责 相关部门/岗位职责 部门/岗位 工作内容 频次/时间 总经理 审批《质量手册》 2 个工作日 管理者代表 审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体系文件下发明细》 2 个工作日 品质管理部经理 审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明细》，审批质量记录表格 5 个工作日 管理处/部门负责人 审核本管理处/部门职员提出的文件编制/ 更改申请 负责保管本管理处/部门领用的体系文件 2 个工作日 持续 品质管理部 保管体系文件正本及培训 检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况 5 个工作日内及时 各部门 对本部门员工进行培训及文件控制、执行 文件发放后 7 个工作日内培训 文件编制、更改、审核、审批权限 文件类别 编制权限 更改权限 审核权限 审批权限 质量手册 品质部经理 部门主管以上人士 管理者代表 总经理 程序文件 具有相关技能人士 公司任一职员 品质部经理 管理者代表 作业指导文件 具有相关技能人士 公司任一职员 品质部经理 管理者代表 质量记录表格 具有相关技能人士 公司任一职员 品质部人员 品质部经理 体系文件下发 明细 品质部人员 品质部人员 品质部经理 管理者代表 注：1、审核、审批人不得与编制/更改人相同，但审核、审批人可为同一人； 2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由管理者代表审核和审批。 方法和过程控制 重要说明：为进一步明确质量管理体系文件的受控状态，受控章在文件左上角的为体系文件正本，受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制管理 体系文件的版本控制 未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，则升为“B/0”，依此类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到 9 次，版本也要全面改版（如从 A→B、B→ C……）。 文件页数超过 1 页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至“A/9”,则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为“B/0”。 若文件更改后增加或减少页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。 体系文件的编制、更改 文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规定的格式和编号方法进行。 动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请表》，经管理处/部门负责人确认后，报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表，经管理者代表审批。 体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。4.4 体系文件的分发 新编或更改的体系文件，由品质管理部加盖红色“受控”印章后，填写《文件发放签收表》，按《体系文件下发明细》分发给相关部门（零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门，不须填写《文件发放签收表》，作废表格不须交回品质管理部）。 各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖“作废” 章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。 新部门成立时，应及时到品质管理部申请领取体系文件。 各管理处/部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写《文件发放签收表》,经品质管理部经理批准后领取。 体系文件的培训 新编或更改的体系文件发放后，品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进行培训（零星更改的表格除外）。 新编或更改的体系文件执行前，管理处/部门应将所有新增或更改的文件 内容对相关岗位人员进行培训。 新管理处/部门成立后，品质管理部须对全体人员进行培训、考核。4.6