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2．5 物业档案管理 物业档案管理是对物业资料的综合管理，是指对在物业的购置、维修变迁和管理过程中所形成的图、档、卡、册、表等物业资料经过收集、整理、分类，运用科学的方法进行的综合管理。 物业档案是指关于物业项目所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的，具有参考价值，应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第一页，共十八页。 第二页，共十八页。 2．5．1 物业档案管理的内容 第三页，共十八页。 业主档案包括： （1）业主 （2）使用人 （3）探访业主或使用人的来访者 （4）业主大会和业主委员会 业主档案是指与物业管理辖区内业主或使用人有直接关联的，或由业主或使用人在工作、生活中形成的对物业管理工作具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。 1．业主档案 第四页，共十八页。 2．物业项目档案 （1）产权与工程技术资料 （2）装修档案 （3）维修资料 （4）治安交通管理资料 （5）设备设施管理资料 （6）绿化清洁资料 （7）社区文化资料 （8）业主反馈资料 （9）员工管理资料 （10）行政文件资料 第五页，共十八页。 2．5．2 物业档案管理的程序 1．收集 收集就是将与物业项目相关的各种资料集中在一起，它是物业档案管理工作的起点，是实现物业档案集中、统一管理的基本途径。收集的关键是完整，即凡是具有保存价值的文件材料都必须收集，并确保所有图纸、文件材料的齐全、完整、准确、翔实。 物业档案收集的范围包括物业项目自形成到管理整个过程中的一切资料，这些资料简称为图、档、卡、册、表。 第六页，共十八页。 2．整理 物业档案整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化。 第七页，共十八页。 物业档案整理的具体实施包括以下环节： （1）分类 1）年度分类法。 2）组织机构分类法 3）问题分类法 4）年度—问题分类法 5）年度—组织机构分类法 第八页，共十八页。 （2）立卷 把具有查考保存价值的文件材料按照其形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 第九页，共十八页。 1）物业管理立卷类别。常见的有： ①修缮档案 ②物业房产档案 ③设备、仪器档案 ④基建档案 ⑤行政管理档案 ⑥声像档案 第十页，共十八页。 2）立卷工作的内容 ①卷内文件材料的排列 ②卷内文件材料的编号 ③卷内目录的编制 ④备考表的填制 ⑤案卷封面的填制 ⑥案卷装订 第十一页，共十八页。 （3）案卷排列 各类案卷经组卷后，必须进行案卷排列，以确定案卷的前后次序和排放位置 第十二页，共十八页。 （4）案卷目录编制 案卷目录即案卷花名册。物业档案的各个类别，各为独立的案卷目录，有多少类就设多少个目录。 1）封面和扉页 2）说明 4）备考表 3）案卷目录表 第十三页，共十八页。