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浅议企业预付款风险和管理措施 　　摘要：预付款作为一种在贸易往来中常见的结算方式，与货到付款相比增加了预付款企业的坏账风险和资金占用。本文从企业整体流程的纬度，描述了如何通过企业内部跨部门的业务流程协作，来控制预付款风险。 　　关键词：预付款;供应商管理;风险控制;资金成本 　　一、预付款简介 　　预付款是指在买卖双方签订购销合同后，在买方未实际收到货物/服务时，按合同约定的条款和金额将相关款项先支付给卖方的一种付款结算方式。 　　预付款和货到付款的主要区别： 　　二、预付款存在的主要风险和弊端 　　任何方式的付款都有各自的风险，与货到付款方式相比对于采用预付款结算方式的购销合同而言，支付预付款的一方承担了更大的风险。主要体现在增加了付款企业的坏账损失风险和资金占用成本： 　　1.款项预付后供应商因意外情况导致无法按合同约定条款履约，如企业破产、倒闭，国家法律法规方面的变化、危化品生产企业发生火灾、爆炸，商业诈骗等情况，将可能导致预付款项无法收回或无法全额收回。 　　2.款项预付后，但因缺少对供应商的制造监管或缺少对供应商运营情况的及时跟进，到最终交货期才发现无法按合同的约定时间供货，会影响企业原定生产计划或项目进度，将会给企业造成严重损失。 　　3.对于大额的长期资金预付一方面增加了企业的资金占用成本，另一方面也增加了企业后续的管理及跟进成本。从合同生效支付预付款开始到最终结算和清账通常按照以下流程执行： 　　整个过程结算时间通常会较长，并且在此过程中的任何一个环节出现问题时都需要企业与供应商之间反复沟通，并将导致延长最终的结算时间，增加了企业的额外资金占用成本。同时由于资金流和实物流不同步，经常会出现企业已经收到货但由于未收到发票和相关的结算单据，造成预付款项没有被及时冲销形成长期挂账，最终影响企业会计信息质量。 　　4.存在营私舞弊的可能性。如果企业对合同审批或预付款的管理不严，会给企业高管或有权人带来舞弊的机会，通过签订虚假合同条款，达到转移、挪用和变相占用企业资金的目的，给企业造成重大的损失。 　　三、企业加强预付款管理的意义 　　1.加强预付款管理对企业优化资金筹划和占用，降低资金成本具有重要意义。企业管理以财务管理为中心，而在财务管理中资金管理又居于核心地位。企业所有业务活动背后都是以资金推动，预付款除了本身增加企业的资金占用成本（如增加企业贷款利息），带来坏账损失风险外，也会造成其他的投资机会损失。如果因为大额的资金预付造成企业整体的资金管理和运作出现问题，将会给企业的运营和发展带来重大的风险。 　　2.加强预付款管理对保证企业会计信息质量具有重要意义。从财务会计角度分析，企业支付预付款时在期末会计报表中列入公司“资产”中，物资到货后由仓库人员对货物进行验收、入库。按合同条款，如果货物的风险和控制权此时已完全转到购买方企业，则按企业会计准则的要求，在期末计入企业的“存货”和“应付账款”两个会计科目。但按前文所述，由于使用预付款方式采购货物时，售货方已经提前收到款项，所以通常票据结算会滞后，整个结算期也会拖延的较长。在正式结算之前购货方的会计报表中“资产”和“负债”会出现同时虚高的情况，如果企业采用预付款方式较多，将影响企业会计信息质量。 　　对于因对方企业破产、倒闭等原因无法按合同供货或无法退回预付款时，如果没有及时发现将会导致企业一定时间内虚增利润，影响企业具体的损益计算，也会造成会计信息使用者的误判。 　　3.加强预付款管理是企业内部控制建设的关键一环。随着企业的发展，越来越多的大型企业在内部控制管理过程中打破基于部门的横向管理模式，而采用纵向业务流程管理模式进行风险管控。通常将“采购-付款业务流程”作为企业的关键业务流程之一。因为，一方面采购付款所涉及的资金量占到企业全部对外支付资金的80%以上;另一方面“采购-付款业务流程”几乎涉及了企业所有的业务部门，通常采购申请由业务需求部门提出，招投标、合同等由商务部门主导，物资验收入库又涉及物流仓储部门，到最终款项支付由财务部门完成。由于预付款是先付钱后收货，对企业来说本身就存在较大风险。所以，对预付款方式的管控是否有效，对企业整体内控建设的效果有着举足轻重的影响。 　　四、加强预付款管理的措施 　　虽然预付款与货到付款相比存在以上风险和弊端，但在企业生产运营过程中，基于市场或技术条件，为了采购到必要的物资又不可避免地会需要采用预付款方式进行结算。因此企业应该重视并加强对预付款的管理。 　　1.加强制度建设，明确企业各部门在预付款结算过程中的职责 　　（1）企业应建立标准的《预付款管理制度》，明确