文控工作流程图.docx

. . . . . . . . . . . . . . . . 收文类 外来文件（含图纸、客诉等）处理流程 接收文件 接收文件 标准化处理并登记（文控中心） 发送相应部门处理 相应部门处理完毕后记录情况（文控中心） 图纸： 图纸： 1、由相应部门转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》的“图纸”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》，并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD 处。 3、之后追索图纸转换情况，发放图纸。 客诉： 客诉： 1、由市场部转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质其他”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》，并将投诉以电子档或纸质方式（有时是实物）发送给客服处。 3、之后追索客诉解决情况，完成后填写完整“品质其他”工作表。 注：有时客诉涉及RD 等其他部门，据情况找相应人签名并复印给负责人。 外来文件（行政等）处理流程 接受文件 接受文件 文件签收登记（文控中心） 分管总监批示 若需请示 总经理批示 若需请示 董事长批示 返回文控中心确定传阅范围 部门传阅 归档汇总（文控中心） 行政来文： 行政来文： 1、接受到后，在《外来文登记》中记录，并让转交人签名。 2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。 3、纸质文件存放至相应档案盒。 注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。 发文类 发文（含红头文件、通知等）处理流程 相应人起草 相应人起草 文件核稿（部门主管） 分管总监批示 若需请示 总经理审批 若需请示 董事长审批 返回起草人 文控中心校对标准化、打印、登记、分发处理 发文： 发文： 打印出草稿，粘贴上文件处理笺，相应领导签字确认后，打出，盖行政章 注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。 文件编制、更改、销毁 文件编制流程 编写文件 编写文件 审批 No Yes 标准化（文控中心） 发放文件并记录 体系文件： 体系文件： 1、收电子档标准化后，打印交于责任部门，让其找相应部门会签。 2、待其完成会签后，复印一份，原件留档存入受控文件柜中相应文件盒 3、复印件盖受控章（右上角 45 度倾斜），交于责任部门。 4、《文件发放记录》上登记签名。 文件更改流程 填写申请 填写申请 审批 No Yes 标准化（文控中心） 回收旧版发放新版并记录 体系文件变更处理： 体系文件变更处理： 1、变更部门领取《文件更改申请》，并按要求填写完整、批准后交于文控，文控标准化变更文件，打印交于变更部门，让其找相应部门会签。 2、待其完成会签后，复印一份，原件留档存入受控文件柜中相应文件盒 3、复印件盖受控章（右上角 45 度倾斜），交于责任部门并回收旧版文件。 4、《文件发放记录》上登记签名。《文件作废通知》填写 5、将此次情况登记在《作废文件清单》中。 文件销毁流程 填写申请审批 填写申请 审批 No Yes 销毁并记录（文控中心） 销毁： 填写《文件销毁申请》，相应负责人确认后，进行碎纸或火烧处理 证照印章协议荣誉（贵重物品）类管理 外来其他（荣誉、证书、协议、专利等）处理流程 接收 接收 签收登记（文控中心） 复印扫描备份 归档汇总（文控中心） 1、接受后，在《外来文登记》中签名登记 2、复印及扫描（协议除外）。原件及复印件存入相应档案盒中。 3、记录此次情况。 证照印章（贵重物品）借用流程 填写申请 填写申请 审批 No Yes 借出登记（文控中心） 归还登记（文控中心） 1、借出部门填写《证照外借记录》，经过确认批准后，交于使用，归还后确认签名 2、摄像器材类使用填写《借出财产登记》，归还后确认签名 3、印章使用填写《使用印章登记薄》，对应领导批准后予以盖章 注：1、原则上要求必须签完，若总经理或领导不在又急需情况，联系确认，事后补签 2、印章每日注意锁入柜或抽屉中 其他 会议 确认会议时间 确认会议时间 制作《会议签到表》并通知 整理会议室 开会时间前再次通知参会 会议中记录 形成会议纪要 形成会议纪要 注：《会议签到表》、《会议记录》、《会议纪要》三份订起，存入会议文件盒 大事记载 及时记载公司大事，包含公司活动、政要来访、客户来访等，其照片影像存入通讯录更新 每月更新一次