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消极性信函的写作 以缓冲语言开头 说明理由 清楚、简洁地表达负面信息 积极肯定的结尾 第三十页，共五十二页。 一封拒绝录用信 尊敬的李瑞先生： 非常感谢您前来恒安保险公司应聘，******。 通过对您的测试结果的分析，我们发现您是一个善于独立 工作****，但您的团队意识不够。 我公司每年都要雇佣很多各类人才，我们将把您的资料放 入人才资料库。**** 再次感谢与您共度的时光，希望您很快可以找到满意的工作。 李勇 恒安人力资源部经理 小案例 第三十一页，共五十二页。 劝说性信函的写作 吸引消费者的注意 让消费者产生兴趣 减少购买的阻力 激发消费者的购买行动 第三十二页，共五十二页。 推销信 尊敬的经理，您好！ 您是否在工作中有过这样的烦恼：传真机不能像笔记本电脑一样随时 带在身边？传真过来的文件耗费太多的纸张，真是麻烦！*** 3数码传真机已经问世！它可以帮您解决传统传真机为您带来 的所有烦恼，该传真机的主要功能如下： **** **** 如果您想早日摆脱传统传真机的烦恼就赶紧行动吧！请拨打我们的 热线电话****来了解它的具体性能。在2月15日之前订货还可以享受20% 的促销折扣，您还在犹豫什么？ 金恒科技有限公司 小案例 第三十三页，共五十二页。 第五节 商务报告的写作 与商务信函一样，商务报告也是很常见的商务文件。商务报告是搜集、研究事实的人出于特定目的而要求提交报告的人之间的书面信息交流形式。 第三十四页，共五十二页。 一、商务报告的分类 按照内容分：周期性经营报告、形势报告、调查报告、证明和建议报告、标注报告、可行性报告、建议等； 按提供的信息分：信息性报告和分析性报告； 第三十五页，共五十二页。 按写作用途分：临时报告、行动报告、状态或进展报告和总结报告； 按正式程度分：正式报告、一般报告和非正式报告。 第三十六页，共五十二页。 二、有效商务报告的特征 清晰的结构 易于阅读 良好的视觉提示 良好的写作和编辑 简短的格式 第三十七页，共五十二页。 三、正式商务报告的书写 前页 封面 扉页 目录 摘要 主页 前言 主体 总结 建议 附页 附录 注释 参考资料 正式报告的三大内容 第三十八页，共五十二页。 四、其他几种商务报告的书写 1.临时报告——主要用于通告事件的发生。 书写格式包括： 主题 介绍 信息 观点 结尾 第三十九页，共五十二页。 第五章 商务书面沟通 ——经济管理专业实战课程 商务沟通 第一页，共五十二页。 第一节 商务书面沟通概述 进入信息时代以后，各商务领域、系统中前所未有的问题也纷至沓来，使得现代商务活动变得更为纷繁复杂。 在此背景下，如何开展有效的商务书面沟通，如何寻求提高书面写作能力的有效途径已成为现代商务活动的重要话题。 第二页，共五十二页。 一、书面沟通的优势 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有其更多的优势。 第三页，共五十二页。 书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。 第四页，共五十二页。 书面材料可以配合口头表达使用。 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦。 第五页，共五十二页。 二、书面沟通的缺点 书面沟通方式对沟通者的要求比较高 书面材料的准备比较耗时 书面材料不利于反馈 书面材料缺少非语言信息 第六页，共五十二页。 三、有效商务书面沟通的特征 内容正确、完整 语言清晰、简洁 较强的时效性 第七页，共五十二页。 三、商务文件写作的原则 第八页，共五十二页。 一、使用规范的语言和格式 由于缺乏非语言信息线索和有效的反馈，误解是书面沟通中最常出现的沟通障碍。 为了避免产生误解，在商务文件写作过程中要尽量采用规范的语言。 第九页，共五十二页。 二、根据不同的需要使用不同的语言风格 正面的文件 正面的文件指阅读者愿意阅读和接受的文件。 写作这类文件时要注意采用积极、愉快的语气和词汇。 第十页，共五十二页。 中性的文件 中性的文件是指阅读者以中