DB12_T040-2007天津市科学技术档案整理规则.docxVIP

ICS 01.140.20 ICS 01.140.20 A14 备案号： DB 方 标 准 DB12/T 040—2007 代替DB12/T 040-1993 天津市科学技术档案整理规则 Arrangement Rules for Tianjin Scientific and Technical Archives 2007-11-15 实施2007-10-29 2007-11-15 实施 天津市质量技术监督局发布 DB12/T 040—2007 DB12/T 040—2007 DB12/T 040—2007 DB12/T 040—2007 本标准中的附录A、B、C、D为资料性附录。 本标准与DB12/T 040-1993《天津市科学技术档案整理规则》版本相比主要变化如下： ——增补了电子文件的整理，突出了科技档案历史联系的信息整理。 ——适用于纸质文件、电子文件、纸质和电子文件混合的科技档案整理。 ——将科技档案一维的联系转化为多维的历史联系，形成科技档案的客体、主体和年代不同形式 的全宗。 ——调整了原标准的结构，重新组织具体条款。将立卷人、档案室和档案馆的整理内容用图形加以 表示。 本标准由天津市科技档案馆提出。 本标准起草单位：天津市科技档案馆。 本标准主要起草人：刘新安、周希刚、杜爱芹、陈晓青、张静、彭秀琴 本标准代替DB12/T 040-1993。 DB12/T 040—2007 DB12/T 040—2007 2 2 DB12/T 040—2007 DB12/T 040—2007 2 2 DB12/T 040—2007 DB12/T 040—2007 1 1 天津市科学技术档案整理规则 1范围 本标准规定了科技档案整理的原则、立卷人的科技文件材料整理、档案室的科技档案整理、档案馆 的科技档案整理。 本标准适用于天津市科技发展计划项目（课题）（以下简称科技项目）的档案工作，其他门类的科 技档案的整理可参照本标准。 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的 修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究 是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DB12/T 041—2007天津市科学技术档案著录细则 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准 1 科技档案整理 Arrangement of Scientific and Technical Archives 根据科技文件材料之间的历史关系，对科技文件材料进行排序、编目，使之有序化和系统化的过程。 3.2 案卷File 以一事由的过程为根据的文件材料（件）的集合。 3.3 全宗Fonds 以一具体的社会实践主体或社会实践客体为对象的案卷集合。其中以社会实践主体为对象的案卷集 合称单位（主体）全宗，而以社会实践客体为对象的案卷集合称项目（客体）全宗。 4科技档案整理的原则 最大限度地保持科技文件材料之间的历史关系，真实和完整地记录科技实践活动的历史，便于保管 和利用。 5立卷人的科技文件材料整理 5. 1过程 立卷人的科技文件材料整理过程见图1 5.2科技文件材料检查 5. 2. 1科技文件材料检查的对象是单件科技文件材料。 5. 2.2科技文件材料应属于同一事由。内容相同（如：同一学科、同一主题、同一分类、同一责任者）， 但不同事由的科技文件材料，不应并为一事由；也不能把同一事由分解为若干事由分别进行科技文件材 料的整理。 5. 2.3按归档范围进行完整性检查。 匚二I整理对象与结果 匚二I 环节 过程 图1立卷人的科技文件材料整理过程 5. 2.4科技文件材料应是原件。同一科技文件材料只保留一件。 5. 2.5改正单件科技文件材料中的缺页、残页、倒页、重页等问题。 5. 2.6书写与载体不牢固的单件科技文件材料（如：热敏纸、压感纸等）应转为复印件，并保留原件。 5. 2.7纸质的单件科技文件材料，有图文的即为一页。已编页，且能正确表示其文件顺序的不再编页, 编错的应补编或重编。 5.3科技文件材料排序 5. 3. 1以一事由的过程为根据进行排序，形成科技文件材料的有序集合。 5. 3.2不受来源、密级、载体类型的影响，进行统一排序。 5.4科技文件材料的著录 5. 4.1以单件科技文件材料为著录对象。 5. 4.2著录项目与著录细则见DB12/T 041—2007《天津市科学技术档案著录细则》第4章。 5. 5编制卷内目录 5.5.1卷内目录可釆用表格式卷内目录见附录A,也可采用款目式卷内目录见附录B。 5. 5.2表格式卷内目录的“序号”应按科技文件材料的实际排序结果，不分载体类型，由数字从“1” 起，逐件填写。 5