公司综合事务部文件控制程序.pdfVIP

公司综合事务部文件控制程序 1 目 的 对与质量、环境和职业健康安全体系有关的文件进行控制，确 保各有关场所全部使用有效的文件。 2 适用范围 本程序适用于本公司与质量、环境和职业健康安全体系有关的 所有文件和资料的控制。 3 术语与定义 引用公司《管理手册》中的术语和定义。 4 职责 3.1综合事务部是本程序的主管部门。 3.2各部门负责本部门的文件管理工作。 5 工作程序 5.1 《管理手册》的管理 5.1.1 《管理手册》由技术质量管理中心编制，管理者代表审 核，总经理批准发布。 5.1.2 《管理手册》分受控和非受控两种，受控版要加盖受控 章。 5.1.3 《管理手册》由综合事务部登记发放。受控版发放时应 注明发放编号。 5.2业务管理性文件的管理。 5.2.1业务管理性文件由各业务主管部门起草，由业务主管领 导审核，总经理签发。 5.2.2管理性文件分受控和非受控两种，受控版要加盖受控章。 5.2.3 管理性文件由综合事务部统一登记发放。受控版发放时 应注明发放编号。 5.3工程项目文件的管理 工程项目施工中制定的文件由项目经理批准，项目部文件管理 人员负责登记发放。 5.4 上述文件的审批手续由公司 综合事务部和项目部予以保 存、备查。 5.5外来文件的管理 5.5.1 与工程质量、环境和职业健康安全有关的法律、法规、 标准、规范、规程等，执行《法律法规与其他要求控制程序》。 5.5.2 主管部门发来的有关文件由综合事务部统一接收，及时 作好收文登记，由公 司领导阅批后归档或转发有关部门或单位。转发时应作好发 文登记。 5.5.3直接针对某一具体工程项目由业主、监理及其它主 管部门所发的文件由项目部接收，及时作好收文登记。需要 转发有关部门或人员时，应作好发文登记。 5.6文件的保管 5.6.1各部门对收到的文件应及时作好收文登记，分类存 放、保管。 5.6.2各部门应对照综合事务部下发的《法律法规与其他 要求目录清单》，以确保本部门配有相应的文件，并确保将 文件精神传达到本部门有关人员。 5.7文件的更改 5.7.1文件在实施过程中如发现有不妥之处，使用部门可 书面提出更改意见，报文件主管部门审核，由原审批人或其 授权人审批后，文件主管部门发出文件更改通知。 5.7.2各部门接到文件更改通知后自行在原文件上更改， 并填写更改记录。 5.7.3文件更改内容较大时，可考虑换版。 5.7.4施工过程中发生图纸变更时，各持有图纸的单位或 个人应在收到变更通知单后，及时在原图纸上进行或标识。 更改时应注明变更通知单编号，并签字或盖章。 5.8作废文件的管理 5.8.1文件作废时，文件管理部门应在新版文件发放时予 以说明。 5.8.2各部门应及时将作废文件清理出使用现场。当需留 作参考时，应在作废文件的显著位置作出作废标识，防止误 用。 5.9文件的借阅 5.9.1各部门的文件对内借阅时，需办理借阅登记手续， 方可借阅。 5.9.2公司外部人员借阅本公司的文件和资料，需经主管 领导批准后，方可借阅，同时办理借阅手续。 5.9.3借阅者应爱护文件和资料，不得涂抹、改字、圈点、 抽取、拆散等维护其完整性。 5.10文件的归档按《归档文件整理指南》 6 相关记录与文件 6.1收文登记表（101-01 6.2发文登记表（101-02 6.3借阅档案、资料登记表（101-03 6.4 《归档文件整理指南》（20 年