档案管理学概述.pptVIP

四、排检方法 （一）分类法：以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念 划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别 类地组成一个检索体系。 优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。 （二）按作者排检法： 现又称责任者 把同一个作者形成的文件线索集中在一起。 此法一般在机关档案室用得较多。 （三）按文号排检法： 即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。 第三十一页，共八十八页。 （四）按字序排检法 编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。 1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。 2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。 3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较 多。但此法的普及面不广。 4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作 者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简 便，但对于年纪较大的人却有不便之处。 （五）按地序排检法 按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档 案、农业档案等。 ?（六）主题法 按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致 的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。 第三十二页，共八十八页。 ▲目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。 1987年出版《中国档案分类法》第一版。 1996年出版《中国档案分类法》第二版。 《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。 中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。 《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。 1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。 1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。 《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例：_ 需要指出的是：传统纸质词典式《中国档案主题词表》，虽然设有几种检索方法，但检索效率仍不高。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案主题词表》。 档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。 表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。 第三十三页，共八十八页。 一、作用 档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面：1）存储。即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；2）查检。即向利用者提供档案的线索，借利用者了解和查询档案时使用。档案检索工具既是存储结果的最终体现，又是查检活动的必要条 件，对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。 档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。 （一）桥梁作用 档案的数量庞大，并随着时间的推移而增加，内容繁 杂，涉及社会实践活动的各个方面，对于利用者来说犹如档案之海，如果不借助于科学的方法和手段，便无法从中获取所需档案。档案检索工具在档案和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”，沟通了二者的借需关系，利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。也有人将这种桥梁作用比喻为“打开信息宝库的钥匙”，使用它才可以开户档案信息宝库之门，满足特定的需求。 第二节 档案检索工具 第三十四页，共八十八页。 （二）交流作用 档案检索工具中存储了大量的档案信息，它不仅可以提供查询，同时可成为档案馆（室）与利用者、档案馆（室）之间的交流工具。利用者借助它可以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案馆（室）借助它可以互相了解馆藏情况，互通有无，提高服务质量。 （三）管理作用 档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了馆藏情况，档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案管理业务活动提供一定的依据。尤其是