采购部管理制度.docxVIP

采购管理制度 一、总则 采购制度是严格按照公司的标准要求所制定。使其采购过程简化、程序可循， 做到有据可查、防范风险、降低成本，便于加强采购工作的管理，提高采购工作的效率。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 二、采购部工作内容及职责 （一）热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。 （二)廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。(三）负责公司工程所需材料的采购工作。 （四）负责供应商的开发、管理及维护工作. (五）坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。 （六）大项材料必须做招标采购，其他材料询价必须三家供应商以上参与。(七）积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况,早知道，早处理. （八）及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。 （九)做到每周一小结，每月一总结，每年一审核. (十)建立采购档案：将采购相关资料进行电子文档和书面文档分项管理；每一年的材料供销合同与相关文档统一管理；材料询价单、材料询比价表、材料审批表统一管理。 （十一）完成领导交办的其他工作。 三、工作指导流程 采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责 任， 采购工作的好坏，直接影响了项目的质量、工期、成本.建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率,降低成本最有效的方法。在项目实施的过程中，采购部需要项目部、行政管理中心、财务管理中心等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献. （一）项目过程中指导流程 1、在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部的具体要求，配合进行投标 的材料报价,以便更好的达到在以后的施工中控制成本的目的 ,更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。 2、项目正式运作后,采购计划由具体项目经理提供《项目用料清单》（见附表 1），经总经理批准后，统一下达到采购部。收到材料请购单后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作. 3、采购部接到《项目用料清单》后，根据所需材料的规格、数量、质量要求及项目所在地等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的 3 家-5 家发出 《材料询价单》（见附表 2)。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购评估委员会根据几家供应商的《材料询比价表》 （见附表 3）进行评价、定价后确定其中的一家或者几家进行供货。由采购负责人正确填写《材料审批表》(见附表 4)，经审批确定后，采购部与供应商签订《材料供销合同》，同时向项目部通知其准备收货。 4、供应商根据《材料供销合同》安排生产运输,各项具体要求以与我司签订的供销合同为准.随货携带各种合格证和材质证明书。 5、项目部所需材料到场后，应由采购员负责材料的质量、数量检查，检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料供销合同》相对照,质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《物料验收记录表》（见附表5）及《材料进场验收单》(见附表 6），相关责任人签字后回传采购部。 6、项目完成后,采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的《材料付款申请表》(见附表 7）,同时向财务管理中心递交此批次材料的《材料付款审批表》、《材料供销合同》和《物料验收记录表》。由财务管理中心根据《材料供销合同》安排付款额度。 7、付款:供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票,财务管理中心在收到发票后即向供应商付款. （二）合同管理指导流程 负责与客户签订采购合同，督促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款 项. 1、合同签订:统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、主要技术 参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。如大型设备尽可能的争取扣留质保金。 2、合同管理则按具体项目划分，直接采购部分按人头细分，重点跟踪供货周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等）。 3、采购合同管理:采购部、财务管理中心统一管理。 （三)供应商管理工作指导流程 通过寻找新货源、拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商进行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核），对不合格供应商及时进行调整，并进行《合格供应商名录》备案（见附表8）。合格、长期供应商要进行年度复核（查看生产能力、供应能力、资质证书（执照年审）、产品证书等)，并进行供应商评定备案(见附表 9）. （四）采购(比价）工作指导流程 熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等， 浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场