《登记归档制度》.docx

精品文章 精品文章 《登记归档制度》 1 一般规定 登记事项登簿后，房地产登记机构应将登记申请材料、登记审核材料和具有保存价值的其他材料收集、整理、归档，定期或永久保存。除本规程第 5.3.9 条中列入可销毁范围的登记档案为定期保存外，均应永久保存。 房地产登记档案存档形式应包括纸质形式和电子形式。当同时采用纸质形式和电子形式存档的，两者内容应保持一致。.1.3 房地产登记档案宜由房地产登记机构统一管理。 房地产登记档案库房的设计和管理应符合国家现行有关标准的规定，应做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体和防有害生物工作。 房地产登记机构应配备登记档案、登记簿检索工具，应实现档案目录和登记簿之间的双向查询、组合查询、模糊查询等功能，并应根据要求实现身份验证等功能。 存档范围 房地产登记档案应采用文字、图表、声像等形式，其载体可为纸介质、电子介质、磁介质等。 登记申请材料应包括房地产登记申请书、身份证明、房地产权利来源证明材料、房地产自然状况及登记簿记载的其他事项发生变化的证明材料等。 登记审核材料和其他材料应包括下列主要内容： 1 询问笔录；2 实地查看材料；3 登记审核结果材料；4 其他证明材料。 纸质档案管理 纸质档案归档应包括接收、立卷、编号、装订、入库、上架等工作。 纸质档案归档应符合下列规定： 登记工作完成后，应将列入归档范围的材料收集齐全，并应按本规程的有关要求及时归档、检查验收、保管利用； 归档的材料应为原件或为经比对确认的复制件；对不符合要求的，不得接收。 纸质档案宜采用每办理 1 件登记所形成的材料立 1 个卷；合并办理的登记材料宜合并立卷。 纸质档案的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和档案盒或档案袋的编写工作，并应符合下列规定： 卷内材料应按下列顺序排列：1）目录； 2）结论性审核材料；3）过程性审核材料； 4）当事人提供的登记申请材料；5）图纸；6）其他；7）备考表。 卷内材料应每 1 页材料编写 1 个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1” 开始。 卷内目录编制应符合下列规定： 顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编 1 个顺序号，不得重复、遗漏； 材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题； 页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号；4） 备注应填写需注明的内容。4 备考表的编制应符合下列规定： 1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；2）检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；3）日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。 5 卷皮与档案盒或档案袋项目的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。.3.5 纸质档案可采用按归档流水号制定编号规则。.3.6 纸质档案装订应符合下列规定：1 材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁； 破损的或幅面过小的材料应采用 a4 白衬纸托裱，1 页白衬纸应托裱 1 张材料，不得托裱 2 张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后； 幅面大于 a4 的材料，应按 a4 大小折叠整齐，并应预留出装订边际； 卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓 名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替； 卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为 12.5mm；6 应在材料左侧采用线绳装订； 材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整； 卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页， 不得妨碍翻阅。 .3.7 纸质档案整理装订完毕，宜消毒除尘后入库、上架。.3.8 房地产登记档案保管应符合下列规定： 档案库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备， 并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在 14℃～24℃，相对湿度应控制在 45%～60%； 档案库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查和更换； 应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查； 档案库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过 100lx； 当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外窗时应采取遮阳措施，档案在任何情况下均应避免阳光直射； 档案密集架应与地面保持 80mm 以上距离，其排列应便于通风降湿； 应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂， 灭菌杀虫；6 应