档案归档及科技档案单机版软件说明（参考） .doc

资料归档步骤说明 项目责任人收齐归档文件 大修、技改、配网工程项目管理文件（由项目管理单位整理、立卷） 1、省公司及局计划文件或立项审批表 2、设计任务书 3、设计合同 4、省公司概（预）算批复 5、概（预）算书（设计单位或施工单位） 6、工程结算书 7、施工合同 8、主设备、主材料合同 9、其它发票复印件（能支撑结算的依据） 10、工程量签证（针对设计、方案部分和设计变更） 11、设计变更 12、工程内容、工程量的变更批复 13、中标通知及物资申请计划 14、与工程相关的请示及批复 15、开工报告（复印件） 16、竣工验收证明书（复印件） 17、设计合同、施工合同谈判资料 二、资料文件整理、编号、扫描 除去金属装订物、塑料外壳，卷内文件材料用铅笔编写页号，有书写内容的页面必须编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角编写页号；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角编写页号；图纸的页号编写在右下角或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，本身已有顺序页号的，不必重新编写页号，各个案卷之间不连续编页号，业号编写完毕之后，将整卷文件进行扫描，按照卷案名称进行保存（如：变电管理二所所辖变电站防洪防汛设施日常维修）。 三、科技档案单机版软件编排，打印卷内目录、备考表，装订案卷 科技档案单机版软件使用说明 安装好单机的版本的软件后，点击图标进入系统 1.第一步：系统登录 选中601这一条，将项目档案资料添加到601下系统初始用户为：admin，密码为：0，或直接点击进入系统后，出现主界面如下：选中“601”这一条，此时右侧栏出现“第001卷”，即为示例。 选中601这一条，将项目档案资料添加到601下 2.第二步：录入案卷信息 选中“601”这一条后，在右侧栏点击选择按钮，出现以下操作界面： 按照以下的示例图填写有关的内容，其中“总页数”需要填写整一本资料手编页数的总数。编制日期是指：第一页的资料内容的日期至最后一页资料内容的日期。装订方式选择“装订卷”。请参考下列示例： 最后点击确定，即成功添加一条“项目档案” 3.第三步：录入卷内信息 点击主界面左面的案卷管理树，选择要管理的案卷信息，即在右边会显示案卷的详细信息和所包含的文件列表信息，出现如下界面： 3.案卷包含的文件信息2.案卷信息1.选择案卷信息 3.案卷包含的文件信息 2.案卷信息 1.选择案卷信息 选择文件信息列表中的增加按钮，出现文件操作界面如下： 录入文件题名、文件日期、责任者，文字材料页数及起止页号。 注意！每个项目在最后建立一个文件信息，“文件题名”命为“电子扫描档案”。起止页号为1~最后一页，在电子原文件信息中添加已完成的整个档案的扫描件。 4.第四步：打印卷内目录、备考表及移交目录 选择需要打印的卷（如果是多个项目的选择第一个然后按住shift键点最后一个卷）点击按钮，选择卷内文件目录，打印预览选项点击否，在弹出的word文本中将档号删除之后打印，单面打印（一个项目一份）；选择卷内备考表（与目录方法一致，删除档号、互见号），打印（一个项目一份）；选择竣工档案移交目录，打印（总的打印两份，一份交档案室苏丽，一份交变电管理二所安生部计经专责） 将卷内目录放在整本的首页，备考表打印放在最后一页（不装订），在备考表需要填写卷内目录页数，立卷人、检查人签字（立卷人：xxx、检查人：项目负责人先签、计划员后签） 5.第五步：装订 将整本资料用三孔一线装订，如下图： 四、资料移交到档案室苏丽 1.单机版软件中导出数据的项目，点击主界面的菜单栏按钮，选择导出项目数据（单机版格式）， 形成三个数据库文件（文件信息、项目信息、案卷信息），将此文件夹用U盘拷贝以后连同所有的纸质资料带到局档案室，切记一定要带导出的数据，还有档案整本扫描件！ 2.将所有的纸质资料移交到档案室苏丽处，完成后续手续。 （1）苏工会将移交的电子档案导入系统，打印【案卷正面封面】、【案卷脊背】。 （2）裁剪案卷脊背，将脊背和案卷正面封面粘贴在资料盒的相应位置。 （3）将【大修、技改、配网项目档案移交表】交由苏工签字后，带回变电管理二所安生室计经专责处。