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整理资料的步骤
整理资料是继搜集资料之后,作为科学研究操作程序的继续,是一种
对于有价值信息的自觉的加工与管理。
整理资料的目的是为了便于保存与应用。其通常步骤为:
1.分类
分类是管理的开始。这里指的是在特定的专题中,建立资料的种属关
系。任何研究者都有自己的知识结构,与之对应的物化形式是自己的资料
结构。几个较大方面可以称之为种,每种之中区分为属。种属应有明确恰
当的名称,有合乎逻辑的界分标准,从而使新资料到手之后,顺利进入相
应的种属。以后应用时,查找也方便。
资料的整理工作是科学研究中非常重要的一个环节。因为研究结论最
终是从观察、调查、测量中获得的事实资料中分析并推论出来的,被整理
的事实资料是否真实、可靠、准确,将直接影响到结论是否正确、可靠,
所以说,做好资料的整理是做出科学结论的前提。而资料整理的核心工作
就是资料分类。
要进行资料分类首先解决按什么标志分类,而分类标志就是资料分类
所依据的特征。它有两条原则:
第一,应根据研究课题的目的来确定分类标志。例如,进行中小学辍
学率的研究,可以按年级、年龄、学习成绩、性别等标志进行分类,研究
者根据自己研究目的去确定选取其中哪一个或哪几个分类标志。
第二,应选择能反映研究的事物的本质的分类标志。对被研究的事物
有本质意义的分类标志要通过分析提出。例如,进行训练、培养中小学生
英文打字技能的研究,应以中小学生接受训练方式、次数或时间长短为分
类标准。经过核查选取的资料常包含数量资料和非数量资料。非数量资料
是对研究问题有关的定性描述资料,如各种理论阐述、观点、研究对象的
形态或感受等。这些资料一般都是用语言形式表达的。数量资料也就是各
种数据,它们又可以按数据是否具有连续性分为计量数据和计数数据两种
类型。借助于测量或一定的测量标准得到的数据,一般都是连续变化的量,
如身高、体重,学习成绩等,都称为计量数据。计数数据指计算个数的数
据,它是根据研究对象的某一属性对研究对象进行计数统计所得的数据。
在这一属性上,每个研究对象间只有质的不同,没有量的差别,如男生数、
女生数、学校数等,都属于计数资料,它们一般取整数形式。不同类型的
数据采用的统计处理方法也将不同。
其次,是对资料进行质量分类和数量分类。按研究对象的品质标志进
行分类为质量分类。例如,学生的数学成绩调查,可以按性别、年级或学
校类型等品质标志去分类。对非数量的定性描述资料,都只能采取质量分
类。按研究对象的数量标志进行分类为数量分类。在研究中可能只有质量
或只有数量分类,但是在既需要质量分类又需要数量分类的研究中,数量
分类常常是在质量分类后进行的。例如,学生的体质调查,先定出的是质
量分类的品质标志(性别、年级等),然后再决定出按身高、体重、胸围、脉
搏等数值的大小为标志的数量分类。
资料分类时,还要注意把反映人们主观意见、感受的资料和反映客观
事实的资料分开,把反映特殊情况的资料和具有总体特征的资料区分开。
2.排序
排序也称赋序。是指使资料在资料库中有一个固定的位置,便于查找。
小额资料可依时间顺序往下排列。额资料可分年度排序:首先标明年度,
然后估算年度可能总额,以0 占位留空,如99001,010001等。号码标记
在统一位置上,或左上、或右上,一经确定不要随便变动。
3.编目
编目可使繁多的资料成为有序集合,便于查找运用。每份资料均应及
时填入目录,并注明有关项目,一般指:类别、编号、资料名称、作者、
发表日期、资料来源、入档日期。
上述项目不清时,应及时查清补全。
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