人事档案情况说明.pdf

⼈事档案情况说明 ⼀、⼈事档案保管制度 1.⽬的 第⼀，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战 竞争的重要内容，⽽档案机密便 企业机密的⼀部分。对⼈事档案 进⾏妥善保管，能有效地保守机密。 第⼆，维护⼈事档案材料完整，防⽌材料损坏，这 档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使⽤。保管与利⽤ 紧密相联的，科学有序的保管 ⾼效利⽤档案材料的前提和保证。 2.⼈事档案保管制度的基本内容 建⽴健全保管制度 对⼈事档案进⾏有效保管的关键。其基本内容⼤致包括五部分：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保 卫保密制度;统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的⼤体程序 ：⾸先对材料进⾏鉴别，看其 否符合归档的要求;其 次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置;再次，在⽬录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放⼊档案。 (2)检查核对制度。检查与核对 保证⼈事档案完整、安全的重要⼿段。 检查的内容 多⽅⾯的，既包括对⼈事档案材料本⾝ 进⾏检查，如查看有⽆霉烂，⾍蛀 等，也包括对⼈事档案保管的环境进⾏检查，如查看库房门窗 否完好，有⽆其他存放错 误等。 检查核对⼀般要定期进⾏。但在下列情况下，也要进⾏检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或⽔灾⽕灾之后：对 有些档案发⽣疑问之后，如不能确定某份材料 否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了⾍蛀等。 (3)转递制度。转递制度 关于档案转移投递的制度。档案的转递⼀般 由⼯作调动等原因引起的，转递的⼤致程序如下：取 出应转⾛的档案;在档案底账上注销;填写 《转递⼈事档案材料的通知单》;按发⽂要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则， ⼀般通过机要交通转递，不能交本⼈⾃带。另外，收档单位在收到档案，核对⽆误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较⼤的企业，⼀般要设专⼈负责档案的保管，应齐备必要的`存档设备。库房备有必要 的防⽕、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放⽆关物品。任何⼈不得擅⾃将⼈事档案材料带到公共场合。⽆关⼈员不 得进⼊库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。 (5)统计制度。⼈事档案统计的内容主要有以下⼏项：⼈事档案的数量。⼈事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保 管情况。利⽤情况。库房设备情况。⼈事档案⼯作⼈员情况。 ⼆、⼈事档案利⽤制度 1.⽬的 第⼀，建⽴⼈事档案利⽤制度 为了⾼效、有序地利⽤档案材料。档案在利⽤过程中，应遵循⼀定的程度和⼿续，这 保证档 案管理秩序的重要⼿段。 第⼆，建⽴⼈事档案利⽤制度也 为了给档案管理活动提供规章依据。⼯作⼈员必须按 照这些制度⾏事，这 对⼯作⼈员的 基本要求。 2.⼈事档案利⽤的⽅式 (1)设⽴阅览室以供利⽤查阅。阅览室⼀般设在⼈事档案库房内或靠近库房的地⽅， 以便调卷和管理。这种⽅式具有许多优 点，如便于查阅指导，便于监督，利于防⽌泄密和丢失等。这 ⼈事档案利⽤的主要⽅式。 (2)借出使⽤。借出库房须满⾜⼀定的条件，⽐如：本机关领导需要查阅⼈事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借⽤⼈事档 案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。 (3)出具证明材料。这也 ⼈事档案部门的功能之⼀。出具的证明材料可以 ⼈事档案部门按有关⽂件规定写出的有关情况的 证明材料，也可以 ⼈事档案材料的复制件。要求出具材料的原因⼀般 ⼊党、⼊团、提升、招⼯、出国等。 3.⼈事档案利⽤的⼿续 在通过以上⽅式利⽤⼈事档案时，必须符合⼀定的⼿续。这 维护⼈事档案完整安全的重要保证。 (1)查阅⼿续。正规的查阅⼿续包括以下内容：⾸先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，⽬的，理由， 查阅⼈的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责⼈签字;最后，由⼈事档案部门审核批准。⼈事档案部门对申请报告进 ⾏审核，若理由充分，⼿续齐全，则给予批准。 (2)外借⼿续。借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。借档单位(部门)盖章，负责⼈签字。⼈事档案部门对其进 ⾏审核、批准。进⾏借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档⼈员签字。归还时，及时在外借登 记上注销。 (3)出具证明材料的⼿续：单位、部门或个⼈需要由⼈事档案部门出具证明材料时，需履⾏以下⼿续：⾸先，由有关单位(部门) 开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，⼈事 档案部门按照有关规定，结合利⽤者的要求，提供证明 材料;最后，证明材料由⼈事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 注：查看本⽂相关详情请搜索进⼊安徽⼈事资料⽹然后站内搜索⼈事档案情况说明。