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物业档案管理制度 3 篇 档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。下面是收集的物业档案管理制度，欢迎阅读。 1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。 3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。 4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。 6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。 9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档； 以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。 6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求， 掌握利用规律。 6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行、剔除。 7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。 4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。 6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。 五、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次， 资料原件交综合管理部统一保存。 为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。 1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的 法律文件等。 2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。 3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证