ABCD-ITSMS-P02 记录控制程序.DOCVIP

记录控制程序 PAGE 5 版本号：V1.0 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 4页 记录控制程序 文档编号 SC-ITSMS-P02 文档版本号 V1.0 当前版本日期 2021/09/05 下次文档回顾日期 2022/09/04 文档编制 后勤部 文档审核 张言 文档批准 苟彬 密级 内部公开 杭州世拓创意智能科技有限公司 该文档的最新版本保存在文件服务器上，在使用该文档前使用者有责任从文件服务器中获取最新版本。 该文档的打印版本仅用来参考。 文档信息 文档的保存 主控文档（masterdocument）存放在文件服务器上。 文档修订信息 版本号 修订日期 修订人 修订说明 备注 V1.0 2021.09.05 后勤部 按照ISO20000-1:2018版标准新建体系文件 文档的审批 该文档需要以下的审批： 姓名 职位 是否批准 苟彬 总经理 是 文档的分发 该文档的主控版本存放于文件服务器上，该文档的打印版本仅用作参考并且不在控制范围内。该文档的使用者有责任确保使用的是最新版本。 1 目的 对公司管理体系所要求的记录予以控制，以提供产品、过程和质量管理体系符合要求及有效运行的证据。 2 适用范围 适用于证明产品、过程和管理体系符合标准要求及有效运行的记录。 3 职责 3.1 所有部门相关人员应负责收集和编写所有需要的记录。 3.2 后勤部负责对所有记录分配编号，并保存记录清单。 3.3 财务部应当按照当地政府的要求维护所有的财务记录。 3.4 后勤部应当按要求维护必要的采购记录。 3.5 后勤部应当按要求维护必要的人员记录。 3.6 后勤部应负责并确保所有的合同和技术协议被保存在规定的保存期限内。 4 工作程序 4.1记录的建立 各部门根据本部门工作及流程的复杂程度自行设计建立记录，记录的方式可采用文字、表格、录像、照片、计算机存贮等多种形式。 4.2记录的填写 4.2.1 记录应按内容分类填写，填写表格或绘制图形必须完整、准确、清晰、签字手续齐全； 4.2.2 禁止使用红笔、铅笔填写记录； 4.2.3 不得随意涂改，如因笔误或计算错误确需更改时，应采用划改的方式，并注明更改人的姓名及更改日期。 4.3记录管理 各部门助理负责本部门的记录表单的保管，涉及相关法律、法规的记录表单需保存到后勤部。为了保证管理体系记录的唯一性，每种体系记录的编号应具有唯一性，具体编号请参照《文件控制程序》中第4.3条执行。 4.4 记录的归档、存贮 4.4.1 记录应根据产品、服务的寿命及相关法律法规的要求来规定其保存期限。 4.4.2 记录由使用部门归档。 4.4.3 各部门应指定专兼职人员负责保管。 4.4.4 记录在贮存过程中，要防止破损、遗失或由于环境条件造成损坏。 4.4.5 记录保存期限定义按照下表执行： 4.4.5.1 公司管理体系运行的有关记录，保存期不低于三年；对供应商审核、内部审核、管理评审资料保留三年。 4.4.5.2 与客户签订的合同和技术协议需要终生保存。 4.4.5.3 有关设备、仪器的安装、验收报告、维护资料保留至报废后一年。 4.4.5.4 员工的培训等相关资料保留至该员工离职后一年。 4.4.5.5 与产品有关的资料保留至该产品停产后一年。 4.4.5.6 一般的生产、质量记录保留五年。 4.5 记录的处理 4.5.1 控制记录按规定保存期限保存，当合同有要求时，应在商定期内提供给顾客或其代表评价时查阅。 4.5.2 需传递的记录由主控部门进行发放，发放时可采用适宜的方式进行记录。 4.5.3 档案管理人员应及时对过期的记录进行销毁处理。对于有保密要求的记录，必须作碎纸处理，不得作为回收纸使用。对于没有保密要求的记录，可作为回收纸再次使用。 5 相关文件： 《文件控制程序》 SC-ITSMS-P01 6 记录 无 附件 无