ABCD-ITSMS-P01 文件控制程序.DOCVIP

文件控制程序 PAGE 1 版本：V1.0 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 3 页 文件控制程序 文档编号 SC-ITSMS-P01 文档版本号 V1.0 当前版本日期 2021/09/05 下次文档回顾日期 2022/09/04 文档编制 后勤部 文档审核 张言 文档批准 苟彬 密级 内部公开 杭州世拓创意智能科技有限公司 该文档的最新版本保存在文件服务器上，在使用该文档前使用者有责任从文件服务器中获取最新版本。 该文档的打印版本仅用来参考。 文档信息 文档的保存 主控文档（masterdocument）存放在文件服务器上。 文档修订信息 版本号 修订日期 修订人 修订说明 备注 V1.0 2021.09.05 后勤部 按照ISO20000-1:2018版标准新建体系文件 文档的审批 该文档需要以下的审批： 姓名 职位 是否批准 苟彬 总经理 是 文档的分发 该文档的主控版本存放于文件服务器上，该文档的打印版本仅用作参考并且不在控制范围内。该文档的使用者有责任确保使用的是最新版本。 1目的 对公司管理体系所形成的文件予以控制，确保文件的编制、审批、发放、更改在受控状态下进行，确保使用场所能及时得到适用文件的有效版本。 2 适用范围 适用于公司范围内与管理体系有关的文件（包括适当范围的外来文件）的控制。 3 职责 3.1 管理者代表负责统筹规划文件的架构和编制计划，组织一、二级文件的编写及审批。 3.2 后勤部负责公司管理体系文件的组织编写和管控，其主要负责管理体系文件中一、二级文件的组织编写、修订和培训。 3.3 其余各部门负责与本部门业务相关的体系文件的编写、修订和培训。 3.4 后勤部负责外来文件的监督管理。 3.5 各部门文员负责技术资料、图纸等相关文件的存档管理。 4 工作程序 4.1文件的类别 公司管理体系文件分为：管理手册文件、程序文件和工作文件（包括内部文件和外来文件）。 4.2 文件的编写、审核与审批 公司范围内产生的所有文件在发布前都应进行审批，未经审批的文件无效。 4.2.1文件编写、审核和审批权限： 文件类别 编 写 审 核 会 签 审 批 一阶文件 管理手册文件 后勤部 管理者代表 管理层 总经理 二阶文件 管理体系程序文件 后勤部、相关职能部门 中心总监 相关中心总监 管理者代表 三阶文件 作业、管理规范、管理制度 助理、工程师、部门经理 中心总监 相关部门部长 管理者代表 工艺文件、作业指导书类 文员、工程师 部门部长 相关部门部长 部门总监 4.2.2 新文件的创建，首先从后勤部处获得新文件编号和“文件首页和文件修订记录页模板”（参见《体系文件编写规范》中附录A）。文件编写的规则及要求依《体系文件编写规范》，编写人员按文件所述规范执行。 4.2.3 上述文件的工作流程和内容如涉及两个及两个以上部门，涉及部门具有一定的职责和权限，需共同协调、共同解决、分担完成的工作事项，需经过所涉及部门的评审和会签。 4.2.4 文件撰写者有责任在文件首页指明文件“审核、会签、批准”的负责人（备注：如果文件的工作流程和内容不涉及其他部门的，可不设置“会签人”），会签方式须通过“文件首页”里的“文件评审”一栏进行。 4.3文件和资料的编号 4.3.1信息技术服务管理体系文件和资料编号规则： 信息技术服务管理手册编号为：SC-ITSMS-Mxx (xx为文件编号，从01—99)； 信息技术服务管理程序文件编号：SC-ITSMS-Pxx (“xx”为文件编号，从01—99，如位数不够需自动递增)； 信息技术服务管理工作文件编号为：SC-WIXX-xx (“xx”为文件编号，从01—99，如位数不够需自动递增)； 信息技术服务管理记录编号为：SC-RXX-xx (“xx”为文件编号，从01—99，如位数不够需自动递增)； 信息技术服务管理体系文件、记录版本号用大写英文字母控制，从A,B,C……自动递增。 备注: WIXX表示工作文件，RXX表示记录文件，其中“XX”表示主控部门编号，后勤部：SW；研发部：YF；售前售后部：SQ；产品部：CP；销售部：XS；财务部：CW；后勤部：ZG。 4.3.2信息技术服务管理体系文件和资料编号规则： a） 信息技术服务管理手册编号为：SC-ITSMS -Mxx (xx为文件编号，从01—99)； b) 程序文件编号：SC-ITSMS -Pxx (“xx”为文件编号，从01—99，如位数不够需自动递增)； c) 工作文件编号为：SC-ITSMS