科技文件归档流程.docx

PAGE 8 1 科技文件归档流程 归档人按要求在院档案系统中录入需归档文件的案卷、文件信息，将整理好的电子文件上传到系统中并通过系统打印归档清单。归档人将整理好的纸质档案和归档清单一并移交给院档案室，经档案管理员清点、核查后完成归档。下文以黄金峡水利枢纽现场设计代表处归档为例演示归档，归档流程如图1所示。 图1 归档流程图 1网上归档 网上归档有逐一归档、批量归档两种方式（智能识别与自动归档不适用）。两种归档方式对比如表1所示，设代处可结合具体情况选择适合的归档方式，推荐使用批量归档方式。 表1 设代处网上归档方式对比 网上归档方式 适用情况 优点 缺点 备注 逐一归档 设代处可以使用档案系统 操作简单 文件逐一归档，归档效率较低 无 批量归档 设代处无法使用档案系统或希望提高归档效率 批量归档，归档效率较高 需要提前按照科技案卷导入模板、科技文件导入模板制作案卷目录 、卷内文件目录（卷内文件目录信息可从附件1收发文登记表筛选获取） 若设代处无法使用档案系统，可以提前制作科技案卷目录、卷内文件目录，来院档案室批量归档 （1）逐一归档 归档人登录档案系统，点击“文件收集”-“科技归档文件收集”-“科技档案收集”，进入科技档案收集页面，著录案卷信息，然后点击“保存”，如图2所示。 图2 著录案卷信息 进入卷内文件目录页面，填写文件题名、文号、编制单位、编制日期、编写人、校核人、审查人、密级等档案著录信息，然后上载对应的电子文件，最后点击“保存并送检”，并启动交付前归档流程，如图3、图4所示。此外，卷内如有多个文件，需要增加行，使一个文件对应一个电子条目，并将电子文件上载至对应的电子条目中。 图3 著录文件信息、上载电子文件 图4 送检、启动交付前归档流程 （2）批量归档 归档人登录档案系统，点击“文件收集”-“科技归档文件收集”-“已录入信息管理”，下载案卷导入模板（即附件5）、文件导入模板（即附件6），并根据模板制作案卷目录、卷内文件目录（卷内文件目录信息可从收发文登记表筛选获取），如图5所示。然后先后导入制作好的案卷目录、卷内文件目录，如图6、图7所示。 图5 下载模板 图6 导入科技案卷目录 图7 导入卷内文件目录 导入卷内文件目录后，勾选案卷，点击“附件批量上载（新）”，在弹出的页面中按要求批量上载电子文件，如图8所示。批量上载电子文件时，将一个案卷的所有电子文件放于同一文件夹内。电子文件命名格式为“电子条目序号-电子文件题名”（只支持半角“-”，题名无要求）。 图8 附件批量上载 附件批量上载后，勾选案卷，点击修改，在弹出的页面中点击“浏览/修改卷内目录”，并在弹出的卷内文件目录页面中核查卷内文件信息后，点击“保存并送检”，并启动交付前归档流程，如图9、图10、图11、图12所示。 图9 点击“修改” 图10 点击“浏览/修改卷内目录” 图11 核查卷内文件信息，上载电子文件 图12 送检、启动交付前归档流程 2选择归档流程 启动归档流程后，弹出图13所示的科技成果交付前归档页面，项目负责人选择设计代表处负责人，成果类型选择“报告类”，是否交付成果选择“否，不需要盖章（只归档）”。然后在归档人处签名，并提交项目负责人。最后弹出图14所示页面。待项目负责人签字后，归档流程即转至档案室。 图13 选择归档流程 图14 提交项目负责人成功 3归档流程跟踪 归档人点击“个人中心”-“成果交付前归档流程”-“全部流程”，查询归档清单或归档人，出现相应的归档流程，操作步骤如图15所示。点击“流程跟踪”弹出图16所示的流程跟踪视图页面，查看归档流程进度。 图15 归档流程跟踪 图16 流程跟踪视图 4打印归档清单 归档清单需要项目负责人签字后方可打印。归档人点击“文件收集”-“科技归档文件收集”-“归档清单打印”，查询清单号或归档人，出现相应的归档流程，选中该归档流程，点击“打印归档清单”，打印归档清单，操作步骤如图17所示。 图17 打印归档清单 5归档纸质文件 归档流程转至档案室后，归档人可以归档纸质文件。归档人要以案卷为单位归档，确保卷内文件齐全、完整及签章手续完备。同时，归档人需要结合时间、文号等对卷内文件排序，并将归档清单放于案卷内。 6档案管理员核查 归档人携带纸质文件和归档清单来院档案室归档时，档案管理员按规定核查以下方面：核查纸质文件是否齐全、完整；核查纸质文件是否残缺破损；核查纸质文件签章手续是否完备；核查一个纸质文件是否对应一个电子条目；核查著录信息是否有误；核查电子文件是否准确、完整、可用、安全。 如电子文件有问题，档案管理员会予以退回。归档人点击“文件收集”-“科技归档文件收集”-“已录入信息管理”，查询清单号或归档人，出现相应的归档流程，选中该归档流程，点击“