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盖档号章 第九十四页，共一百三十四页。 第二步：区分年度，合理准确 一般的文件材料，放在其形成年度归档。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度。 长远规划应放在文件内容针对的头一年。 文件材料归档的主要步骤 第六十二页，共一百三十四页。 第二步：区分年度，合理准确 多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。 跨年度的案件，应放在结案的一年。 文件材料归档的主要步骤 第六十三页，共一百三十四页。 第三步：分机构（视具体情况而定） 文件材料归档的主要步骤 将归档文件按文件的办理机构分开。 第六十四页，共一百三十四页。 第三步：分机构（视具体情况而定） 文件材料归档的主要步骤 适用于文件数量较多的单位 2009年归档文件 办公室 业务科 ……… 法规科 第六十五页，共一百三十四页。 第四步：保管期限，划分准确 按照《关于文书档案保管期限的规定》和本系统制定的《文书档案保管期限表》的规定，准确地判定每一份文件或每一组文件的价值，分别定为永久、30年、10年保管的文件。 文件材料归档的主要步骤 第六十六页，共一百三十四页。 第四步：保管期限，划分准确 文件材料归档的主要步骤 2009年××局应归档文件 永久 30年 10年 第六十七页，共一百三十四页。 第四步：保管期限，划分准确 2009年××局应归档文件 办公室 业务科 法规科 永久 30年 10年 注：适用于文件数量较多的单位 第六十八页，共一百三十四页。 第五步：文件装订，保持原貌 具体包括： 1、修裱破损文件； 2、复制字迹模糊或易褪变的文件； 3、超大纸张折叠； 4、去除会生锈的金属物； 5、“件”内文件排列； 6、编制页号； 7、确定装订位置及对齐文件； 8、装订。　　　 文件材料归档的主要步骤 第六十九页，共一百三十四页。 1、修裱破损文件 第四步：文件装订，保持原貌 包括使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行 “修补” 或 “托裱” 。 文件材料归档的主要步骤 第七十页，共一百三十四页。 2、复制字迹模糊或易褪变的文件 第五步：文件装订，保持原貌 包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等。 文件材料归档的主要步骤 第七十一页，共一百三十四页。 3、超大纸张折叠 第五步：文件装订，保持原貌 对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作时要注意尽量减少折叠次数；折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；文件页数较多时，可不折叠，整份存放。 文件材料归档的主要步骤 第七十二页，共一百三十四页。 整份折叠 第七十三页，共一百三十四页。 4、去除会生锈的金属物 第五步：文件装订，保持原貌 包括钉书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。 文件材料归档的主要步骤 保管期限为10年的可不拆钉。 第七十四页，共一百三十四页。 5、“件”内文件排列。 第五步：文件装订，保持原貌 如果是组合件，按以下顺序进行“件”内文件排列： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后等。 文件材料归档的主要步骤 第七十五页，共一百三十四页。 正本在前，定稿在后 第七十六页，共一百三十四页。 转发件的排列：转发件正本—转发件定稿—被转发件 第七十七页，共一百三十四页。 6、编制页号（P45） 第五步：文件装订，保持原貌 文件中有图文的页面为一页，空白页不编号。 编制页码时，只编没有页码的部分。补充页码打在文件正面的右下角、背面（有内容）的左下角。 文件材料归档的主要步骤 第七十八页，共一百三十四页。 收文和本单位形成的文件材料，只要已有页码（文件材料形成阶段已有页码），就无需重打连续页码，只需合并计算页数，即计算每一“件”的总页数。 例：发文正本、签发件、定稿，自有页码，无需重打连续页码，计算总页数。 第七十九页，共一百三十四页。 例：收文的文件正文、附件，自有页码，无需重打连续页码。文件处理单不编页号，要和正文、附件一起计算总页数。 第八十页，共一百三十四页。 7、确定装订位置及对齐文件 第五步：文件装订，保持原貌 装订位置有两种：　　1.1　左上角装订；　　1.2　左侧装订的。 文件材料归档的主要步骤 第八十一页，共一百三十四页。 7、装订位置及对齐文件 第五步：文件装订，保持原貌 方式：　　　　　　　　　　 1.1　不锈钢钉装订 1.2 线装订（包括三孔一线式） 1.3　粘接装订（通常用白乳胶） 文件材料归档的主要步骤 第八十二页，共一百三十四页。 1.不锈钢书订装订方法 用不锈钢书订在文件的左边装订两个书订，用于页数少的