集团公司快递业务管理规定.docxVIP

集团公司快递业务管理规定 1目的 规范快递业务的管理，及时掌握有关材料是否按时送达，保证原始函件及资料存档，完整保存快递回执。 2范围 适用于集团公司所属各企业及职能部门的快递业务。 3职责 3.1总部办负责办理国内快递业务。 3.2进出口公司负责办理国际（含港、澳、台）快递业务 4程序活动 4.1各有关单位（部门） 4.1.1建立快递业务台帐，记清收件人、材料类别、内容提要、经办人，并专栏标注传递时间、接收人（签名）。办理快递业务时，须将发送材料、收件人信息及部门领导签字的申请送交总部（进出口公司或总部办）。 4.1.2定期核对：按照进出口公司或总部办要求定期核对业务台帐。 4.2进出口公司 4.2.1建立国际快递业务台帐，记清申请单位、收件人、发送时间、材料类别、内容提要、送达时间。 4.2.2尽量选择可以跟踪查询邮件动向的快递公司办理快递业务，并负责查询邮件是否及时送达收件人。出现邮件丢失情况须及时补发，造成损失的要追究快递公司责任。 4.2.3国际快递业务的发票由进出口公司按发送单位分别进行传递、报销。 4.2.4定期组织发生快递业务单位核对业务台帐。 4.3总部办 4.3.1建立国内快递业务台帐，记清申请单位、收件人、发送时间、材料类别、内容提要、送达时间，送达时间按照回执日期填写。 4.3.2联系办理发送快递业务，发送快递时必须要求回执。重要的邮件（如汇票、发票、授权委托书、对帐单等）没有回执的，应要求客户收到后发传真确认。特殊情况没有回执且经落实客户确已收到邮件的，要在台帐上标注。完整保存快递回执及传真确认函件。 4.3.3出现邮件丢失情况及时补发，造成损失要追究快递公司责任。 4.3.4按发票发送单位分别进行传递、报销。定期组织发生快递业务单位（部门）核对业务台帐。 4.4特殊情况（如出差在外）所发快递业务 由经办人根据业务对象到进出口公司或总部办按程序要求办理补齐手续。驻外办事处快递业务自行办理，须建立快递业务台帐，记清收件人、材料类别、内容提要、发送时间、经办人，并专栏标注送达时间，保存回执，定期回公司总部办办理交接与报销。对未履行以上程序的快递业务，公司一律不予报销。 4.5其它 本文件按所属内容分别归属相应单位。要求各相关单位责任到人，认真履行以上规定。对出现台帐混乱、缺失回执、记录不整等情况的单位（部门），公司将追究部门领导及经办人责任，并根据情节予以相应处罚。 5附则 本规定自颁布之日起实施，解释权归总部办。