集团公司会议管理规定.pdfVIP

集团公司会议管理规定 1 目的 强化会议管理，规范会议程序。 2 范围 适用于集团公司及所属企业/部门各种会议。 3 程序活动 3.1 拟定会议审批流程 3.1.1 会议发起部门在正式发起会议前需通过 0A 系统 《拟定会议审批表》模板征求领导意见。 3.1.1.1 拟请参会人员包括总裁助理或副总裁流程： 发起人——总裁助理/副总裁——发起人 3.1.1.2 拟请参会人员包括执行总裁流程： 发起人——总裁助理/分管副总裁——执行总裁——发 起人 3.1.1.3 拟请参会人员包括总裁流程： 发起人——总裁助理/分管副总裁——执行总裁——总 裁——发起人 3.1.2 《拟定会议审批表》如有领导批复意见的按照意 见进行修改，确定会议无误后通过 0A 系统《会议管理》模 板正式发起会议；如无领导意见的可直接按照《会议管理》 模板发起会议，并通知没有 0A 用户的与会人员、做好会前 准备工作。 3.2 相关部门职责 3.2.1 总部办 1）负责会前会议室的准备（会场清洁、会场用品）、 会后清洁等相关物品的准备工作。 2）负责会议期间影像资料的准备及后期处理等工作。 3.2.2 信息资源部 负责投影设备以及投影资料的调试工作。 3.2.3XX 胶带机电部 负责会前音响调试工作。 3.2.4 总裁办、纪检监察部 负责会议决定事项的跟进以及跟进结果的记录。 3.3 会议管理流程 流程 责任人/部门 发起会议 会议发起人 会议准备 发起人、总部办、信息资源部、XX 胶带机电部 会议回执 与会人 会议纪要 会议发起人 会议跟进 总裁办、纪检监察部 会议归档 会议发起人 3.4 会议要求 3.4.1 会议知会 3.4.1.1 副总裁组织的会议，知会人必须包括：董事长、 执行总裁、所有副总裁级成员、总裁办和纪检监察部领导， 详细成员可点击 “会议知会人员”组进行查看。选择知会 人员时可直接通过添加会议知会人员”组选择。 3.4.1.2 集团职能部门发起的有议题、形成会议决议或 意见的会议，知会人必须包括：董事长、执行总裁、总裁 办及纪检监察部领导。 3.4.1.3 各企业发起的会议，可以酌情设定知会人员。 3.4.2 会议回执 3.4.2.1 所有与会人员必须填写 “会议回执”。 3.4.2.2 选择 “不参加”选项，必须在下面文本框中写 明不参加原因，或由XX 人代替。 3.4.3 会议纪要 3.4.3.1 副总裁发起的会议，必须填写 “会议纪要”。 3.4.3.2 职能部门发起的有议题、形成会议决议或意见 的会议，必须填写 “会议纪要”。 3.4.3.3 各企业发起的会议，可以酌情设置会议纪要提 交范围。 3.4.4 会议归档 由发起人以半年为限进行归档操作。 4 相关记录 会议纪要 5 附则 本规定自颁布之日起实施，解释权归总裁办。