集团公司接待管理规定.pdfVIP

集团公司接待管理规定 1 目的 规范接待工作，统一客户及来宾外出招待标准，提高 接待水平，树立企业良好形象。 2 范围 适用于集团公司所属各企业及部门。 3 程序活动 3.1 接待程序 通过 0A 系统申请接待服务，标明来访单位、时间、人 员、人数，来访目的及公司陪同人员等；总部办制定接待 方案，经公司领导签批后（根据实际情况确定参加领导）， 安排具体事宜；重要接待活动需提前一周申请。 审批程序：申请单位——单位领导——分管副总裁— —执行总裁——总裁 3.2 服务车辆接待 3.2.1 服务车辆由总部办统一管理，统一调度，未经总 部办许可，任何部门或个人不得擅自安排使用车辆。各部 门、单位因公用车，应事先通过0A 系统向总部办提出用车 申请，审批流程如下： 省内：申请人——单位领导——分管副总裁——总部 办 省外：申请人——单位领导——分管副总裁——总裁 办——总部办 3.2.2 服务车辆应首先保障集团公司用车，各企业、单 位用车酌情安排。 3.2.3 特殊情况用车不能及时办理手续的，经总部办负 责人同意可先安排车辆,事后补办手续。 3.3 会务接待 3.3.1 保持会议室卫生清洁，门窗玻璃干净，桌椅、接 待器具摆放整齐，桌面、地面每天清理，确保无杂物、灰 尘。 3.3.2 未接到总部办通知不得随意开放使用（特殊情况 除外）。水果间应保持清洁，保证水果新鲜，上水果时应清 洗干净，摆放合理，客人走后立即清理垃圾。 3.3.3 对前来开会、视察的领导热情相待，事先做好接 待准备工作，如：饮料、水果、餐巾等物品，并做好会议 期间的服务工作。 3.3.4 做好外来客人及公司领导使用会议室的情况记录。 3.4 招待所接待 3.4.1 客户或其他来宾来公司考察或办理业务的，原则 上一律由总部办统一安排在总部招待所餐饮。 3.4.2 招待所工作人员必须坚守工作岗位，经常对餐厅、 客房进行清理打扫，做到室内设施摆放有序，床单、被套 干净、整洁，并定期消毒。 3.4.3 需要安排餐饮接待的单位、部门与总部办联系， 总部办根据接待需求、规格，安排到招待所或定点饭店就 餐。（定点饭店：胶管厂饭店），费用由公司报销，发票按 各企业分别开。 3.4.4 工作人员工作日中午一律不准饮酒。公务活动餐 饮接待要本着节约的原则，陪餐人员要做到热情大方、周 到，陪酒不劝酒。 3.5 接待管理 3.5.1 接待工作由总部办统一管理和协调，原则上由总 部办接待，对口单位部门派员予以配合。 3.5.2 节假日实行部门领导轮流值班制度，负责接待工 作的安排调度。 3.5.3 特殊情况需到诸由观镇外招待的，经办单位需提 交 “外出招待申请单”，内容包括：酒店名称、接待单位、 来宾单位、来宾人数、接待类别、接待标准、结算签字人； 接待类别包括宴请、住宿、食宿三种，审批流程如下： 诸由观镇外招待（宴请）： 申请单位——单位领导——分管副总裁——总部办 诸由观镇外招待（包含住宿、食宿） 申请单位——单位领导——分管副总裁——总裁—— 总部办 3.5.4 发票传递和结算付款，由总部办统一办理。涉及 销售业务有销售薪酬的,外出招待总部办可以协助联系，费 用由销售员（部门）个人承担。 3.5.5 企业负责人、分管副总裁不在时，由经办人电话 请示，总部办主任电话核实后在申请单上签字。 3.5.6 发票按企业分别开具，具体由总部办同酒店协商 办理；财务部记帐后将《外出招待申请单》统一撤除。 4 相关记录 接待服务申请 外出招待申请单 5 附则 本规定自颁布之日起实施，解释权归总部办。