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集团公司人事档案管理规定 1 目的 确保人事档案管理的科学化、正规化，做到入档资料 真实全面，存档资料及时更新，妥善保管，管理有序，严 格保密，更好地维护广大员工和集团公司的利益。 2 范围 适用于集团公司员工人事档案 3 职责 3.1 人力资源部负责收集、建立集团公司员工人事档案， 保证档案资料齐全完整，并做好档案的安全、保密、保护、 管理工作。 3.2 集团公司各单位人事管理员负责做好员工的人事档 案管理工作。 4 程序活动 档案管理包括基本人事档案、档案保密、档案保存、 档案借阅和档案销毁五大部分。 4.1 基本人事档案具体包括 《员工报名登记表》、《劳动合同书》、《XX 集团有限公 司商业、技术秘密保密机竞业限制协议书》、《参保员工信 息登记表》、《企业员工信息变更表》、《职务调整审批表》、 《单位调动审批表》。 4.1.1 基本人事档案由人力资源部统一归档保管，并将 各种信息以及证件的电子扫描件等资料录入人事库，建立 完备的员工电子人事档案，各单位的人事管理员需按要求 做好本单位员工的人事档案管理工作。 4.2 档案保密 4.2.1 认真遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘 密的安全。 4.2.2 任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档 案内容。经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行 登记和清退。 4.2.3 档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续， 归还时要清点注销。 4.2.4 需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告， 经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。 4.3 档案保存 4.3.1 本单位所有的员工人事档案材料，由人力资源部 集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。 4.3.2 人力资源部档案管理员要定期检查档案，作好检 查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安 全。 4.3.3 档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。 4.3.4 人力资源部档案管理员工作调动时，应在离职前 办理移交，移交档案 ,双方应根据移交目录清点核实。 4.4 档案借阅 4.4.1 各单位因工作需要查、借阅属本单位人员的档案， 须通过 0A 系统流程审批后办理。 借阅申请——单位领导——分管副总裁——人力资源 部——人事副总裁 4.4.2 人事档案管理人员应做好借阅登记，所有经批准 后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还（特殊情况 可延长期限）。 4.4.3 借阅档案注意事项 4.4.3.1 严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； 4.4.3.2 不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需 要从档案中取证必须事先经人力资源部主管同意。 4.4.3.3 借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节 轻重，予以惩处。 4.5 档案销毁 4.5.1 对到销毁期限的人事档案于每年定期由集团领导 审批后，进行集中统一销毁。 4.5.2 档案销毁时要有二人以上，并由人力资源部门派 人监销，共同在销毁清册上签字确认。 4.5.3 人事档案销毁暂留：到销毁期限的员工档案，由 于特殊原因需作保留的,档案管理员编制员工档案销毁暂留 清单，确认需继续保留的期限，按审批权限审批后，继续 列入保存。 5 相关记录 5.1 员工报名登记表 5.2 企业员工信息变更表 5.3 职务调整审批表 5.4 单位调动审批表 6 附则 本规定自颁布之日起实施，解释权归人力资源部。