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集团公司信息应用系统管理规定 1 目的 为了保证集团公司信息应用系统高效、稳定地运行。 2 范围 适用于集团公司计算机信息系统应用项目。 3 程序活动 3.1ERP 系统管理规定 3.1.1 信息资源部指派一名 ERP 系统管理员，对 ERP 系统 全权负责，各使用单位应指定业务熟练并具备一定计算机操作 能力的人员为ERP 系统的操作员。 3.1.2 需开通 ERP 系统用户的须按照相关流程通过 0A 系统 提交申请并说明启用模块，经批准后由信息资源部负责安装 ERP 客户端并开通相应模块使用权限。 ERP 操作员调离岗位后由本单位将 “撤消权限”申请上报 信息资源部，以便撤消其相关权限。 3.1.3 首次登陆 ERP 系统后要及时修改登陆密码，并定期 更改密码，不得将密码转告他人，否则该用户录入的单据出现 问题，由当前登陆用户负责。 3.1.4 使用 ERP 系统的用户必须按照系统规定进行操作， 不明情况下必须及时与信息资源部联系，不得盲目进行操作。 3.1.5ERP 系统基础数据档案的录入必须符合系统规则，系 统操作员应及时核对自己所属业务的账、表、证的准确性，确 保账务的及时性、正确性。 3.1.6 企业间调拨物资时，仓库负责人到 XX 供销开具 “物 资调拨单”，调入和调出企业的单据录入员根据出入库情况立 即开具相应单据。规定如下： 1）两个企业之间的调拨 调出企业：开具 “其他出库单”，打印两份，一份给保管， 一份给调入企业。 调入企业：开具 “其他入库单”，打印一份，给保管。 2）同企业内部仓库间调拨 录入规定：由调出单位在 “库存管理”中录入 “调拨单”， 必须注明：转出仓库、转入仓库、单据日期、材料单价。 其中 XX 铝业和各个仓库，调拨手续如下： 调出单位：打印两联调拨单，一联给调出仓库保管，另一 联给调入企业仓库保管。 3.1.7 各企业各部门报采购计划时，填报的物资名称、规 格型号、计量单位必须与 ERP 中存货档案的物资名称、规格型 号、计量单位保持一致。（新物资由仓库会计填写存货档案， 报计划的部门必须到仓库会计处取得物资档案）；仓库会计增 加新物资档案时，计量单位要用通用单位，即：重量用 “Kg”， 而不能用 “吨”。 3.1.8 仓库新购进的大型设备，由仓库会计与财务主管区 分固定资产、备品备件，准确录入 ERP 系统中。 3.1.9 各仓库必须定期进行积压物品清点，将不用的物资 利用 “调拨单”调到 “不用库”中，XX 供销和其他企业每月报 计划前，到 “多帐套库存显示工具”中对各企业的 “不用库” 物资进行查询，若发现有自己需要采购的物资，必须调拨使用， 不许购买；各单位申报的采购计划经批准后，一律由本单位仓 库的单据录入员录入到 ERP 系统 “采购管理”的 “请购单”中。 3.1.10 供货单位与开具的 “采购订单”上的供应商不一致 时，在物资入库前 XX 供销的相关业务员必须通知 “采购订单” 录入员，对相应的 “采购订单”的供应商进行修改，保证订单 与入库单上供应商的一致性，以便正确体现出订单的执行情况。 3.1.11 所有单据必须日清日毕，以满足各部门查询信息的 及时性。 3.1.12ERP 单据录入人员，必须熟记材料大类的编码，以 加快 ERP 系统的录入及查询速度。 3.1.13 晚上不加班时，必须将计算机关闭，以便信息资源 部利用晚上时间对 ERP 数据进行备份和维护。 3.1.14 供货单位办理物资入库时，必须附 “采购订单”。 3.1.15 操作员不得随意修改基础档案信息（如：部门档案、 职员档案、供应商档案、存货档案等），若有必要修改，需通 过 0A 系统上报，流程须经过单位领导、信息资源部总经理、 分管副总裁、相关单位财务主管审批，批准后由信息资源部与 相关部门协商，方可进行。 3.1.16 增加供应商档案时，要保证供应商名称的准确性， 不得重复增加相同的供应商，若已发生一个公司多户现象，请 及时向信息资源部提交并户申请，由信息资源部进行处理。 3.1.17ERP 系统的操作员上岗前必须经过岗前培训才能上 岗。 3.1.18 对于已经启用 “合同管