物业公司办公设备管理规定.pdfVIP

物业公司办公设备管理规定 为保证公司各项工作得以顺利进行，公司配置了相应 办公设备。为了办公设备的正常使用与维护，特制定此规 定。 一、办公家具 1、办公用家具的使用与管理，由综合办公室负责。 2、综合办必须把办公用家具管理过程的各环节，如购 买、配置、分发领用、修缮与保管等，用台帐形式记录下 来。 3、台帐按部门分别设置，分别记录各部门领用、借 和使用办公用家具的情况，定期向各部门负责人通报。 4、综合办所供应或配置的办公用家具，一律在醒目处 贴上标记，打上部门名称、家具编号等。 5、各部门负责人对所配置的办公用家具，负有使用与 保管的责任，部门负责人须明确部门内使用与保管的责任 者，防止办公用家具被盗、挪用以及污染与破损。 6、任何人不得擅自调配或使用办公家具。 7、办公用家具采取 “谁使用，谁保管”的原则，使 者具有不可推托的保全与维护责任。 8、未经使用责任者同意，任何人不得动用已投用使 的办公家具。 9、办公用家具破损或污染需要进行修理与清洗时，各 部门负责人须与综合办联系，由综合办负责办理各项修理 与清洗事宜，使用责任者及所在部门，不得随意处置。 10、如因违反本办法，造成办公家具破损、丢失，根 据其情节轻重，要求赔偿部分损失。 二、电话 1、使用电话时，应注意爱护话机，避免摔、扔、挤压， 并保持话机清洁。 2、联系业务时，应注意语言简洁、明了，避免长时间 占用线路。 3、不准用公司电话聊天及处理私人事务，特殊情况下， 使用公司电话接打应不超过 3 分钟。 4、各部门因工作需要需安装电话时，应提出书面中请， 报送办公室，经理审批后由办公室办理。 5、除经理室外，其它部门电话均不具备拔打长途电话 功能，确因工作需要拔打长途电话时，应到办公室办理登 记手续，经经理签批后执行。 三、传真机 1、为确保公司传真机畅通，无特殊情况下，任何人不 得使用传真机拔打电话，传真机使用规定同电话。 2、公司各部门传真的收发事务由办公室统一办理。 四、复印机 1、公司各部门复印资料，须先到办公室履行登记手续， 按登记表内容写清数量、纸张型号、复印内容，并由办公 室人员负责复印。 2、任何人不得擅自复印与工作无关的私人资料。 3、为了使复印机更好地发挥作用，延长使用寿命，每 次复印达 100 页时，应暂停 10 分钟，待机器散热后再继续 工作。 4、保密级资料，须经总经理批准后，方可复印。复印 作废的文件，应立即销毁，严禁私人保存或外传。 5、复印机出现故障时，应立即上报办公室，办公室负 责与厂家联系并分析故障原因，并提出解决方案。解决方 案报总经理审批后执行。禁止自行拆卸维修，否则后果由 当事人自行负责。 6、如未按以上条款执行，造成文件流失，机械损坏， 一切责任由当事人承担。 五、计算机 为了有效利用计算机，防止病毒的侵入，保障公司计 算机系统的正常运行，计算机操作人员应注意以下几点： 1、计算机设备安装完毕且确定摆放位置后，任何人未 经总经理同意不得随意拆卸、更换部件或搬移。计算机的 摆放位置应注意避免阳光直射、远离高温、潮湿或灰尘多、 有静电的地方； 2、避免与功率大或干扰较大的电器共用电源插座； 3、计算机键盘上禁止放置重物和大头针、曲别针等硬 物，以免落入机器内部产生故障; 4、公司计算机只能用于处理公务，严禁玩游戏和处理 私人事务，未经许可禁止非本公司工作人员使用； 5、计算机及其配套设备发生故障或损坏，须立即报告 办公室。办公室负责与厂家联系,分析故障原因、提出解决 方案并上报总经理审批，经批准后进行维修。禁止自行拆 卸，否则后果由当事人负责； 6、公司所有计算机均应设置密码，当天输入计算机的 资料和数据应及时备份，防止资料遗失； 7、计算机内存储的有关公司商业秘密的文件和数据， 未经批准禁止打印、抄写、复制、删除或泄漏给他人； 8、使用的系统软件属公司独有资产，未经公司领导批 准，任何人无权向他人提供； 9、各部门打印的文件材料，打印前须经各部门主管签 字同意；