浅谈病案档案按病案号排列归档的弊端和对策 无纸化病案归档系统(1).pdfVIP

《[浅谈病案档案按病案号排列归档的弊端和对策 ] 无纸化病 案归档系统》 摘要：按病案号排列归档的方法在病案总数统计上具有较大的优势，但在管理员的可操性方面表现了以下几大难题：� 1 准确排号难，病案档案是医疗机构重要的业务档案，利用率极高，档案部门可以对以上方法开展深入调研，若确实能有效 减轻病案档案的归档、利用困难，就试点推广应用，刘爱民，马家润，鲁杨．病案信息学［M ］．北京：人民卫生出版社， 2009 ：38 ．� � 作者单位：641301 四川资阳市人民医院 【中图分类号】R197.32 【文献标识码】A 【文章编号】1672 －3783(2011)09 －0294 －01 病案的归档就是根据病案号（medical record number,MRN ）,将病案按一定的顺序进行系统 排列、上架，从而能快速检索和查阅，满足日常工作的需要。不同规模和服务性质的医疗机构 可采用不同的归档方法，我国过去和现在使用的归档方法有：（一）按姓名排列归档，（二） 按户口集中存放归档，（三）按号码排列归档（其中包括数字顺序号归档、尾号归档、尾号切 口病案排列归档法、中间号归档法），（四）按病案号的色标编码归档（其中包括彩色色标编 码法、单色色标编码法）。实践证明用编号排架归档优于其他方法［1 ］病案档案与普通档案 相比有其特殊性，住院病案保管时间长，保存期不少于 30 年。临床工作中，医院规模越大， 成立的时间越久，病案的数量越多。据了解，很多大型（三级）医疗机构采用按病案号排列归 档，因其数字过于庞大对病案的归档管理带来诸多不便。笔者认为，能将文书档案管理中《归 档文件整理规则》（DA/T22-2000 ）的档号结构“全宗号-年度-保管期限-盒号-件号”的理 念引入到病案管理中，略做变动为“全宗号-年度-科室-盒号-件号，会带来诸多便利。� 一 传统病案归档方法的弊端� 按病案号排列归档的方法在病案总数统计上具有较大的优 势，但在管理员的可操性方面表现了以下几大难题：� 1 准确排号难。对于系列编号的 医疗机构，病案号按入院时间先后编制，每就诊一次给一个新号；对于单一编号的医疗机构， 病员所有就诊的医疗记录统一集中在一个病案号内；对于系列单一编号的医疗机构采用的是每 住院一次都发给一个新号，但每次都将旧病案号并入新病案号内，最终只有一个病案号。三级 医疗机构因其开放病床数量大，收治病员数多，病案编号不管是采用哪种编号，其病案号数字 都相当大，准确排号难。以采用系列编号医院为例：一个月出院 6000 个病员，一年要出院 72000 个病员，产生 72000 份病案，10 年将是 720000 份病案，720000 个病案号，编码人 员的准确排号可想有多难。� 2 需要多次查找才能排序。编号顺序是按病员入院的先后 来排，病案号在前的未必先出院，为排号带来困难。单一编号、系列单一编号的医疗机构在第 二次、三次、四次出院后仍要去找第一次住院的病案，准确排号需要多次查找。� 3 工 作安排难，影响进度。对于病案量大的单位，往往会安排较多的工作人员开展工作。为确保编 . 号的连续性和准确性，无法安排更多人参与，整理工作进展困难。� 二 “全宗号-年度- 科室-盒号-件号”的档号结构优势� 实际工作中病员入院的先后顺序并不重要，病案号 的重要性在于是整个医疗过程中的病人身份识别码，因其数字过于宠大，为归档和利用都带来 了困难。采用“全宗号-年度-科室-盒号-件号”的档号结构优势在于：� 1 编号方便， 准确性高。在一个年度内按科室出院病案的先后编制盒号和件号，盒号、件号的编制为在一个 年度内排通号，该方法由于号码规模小，出错的几率也相对较小。� 2 实用性强，大大 提高病案档案的利用效率。病案档案的利用包括医疗机构方面的管理、教学、科研的大规模调 用、医疗纠纷调用；患者方面的医保报销、特病和低保申请、各种商业保险报销、各种官司凭 证、出国留学出生证明、检查检验资料查阅调用；第三方调用如：医保抽查、财政局收费检查、 保险公司客户参保与理赔、公安司法部门取证等三个方面。利用数量最多的医疗机构、次数最 多的