《秘书实务》课件第一章 办公室事务.pptxVIP

引言本章着重介绍办公室事务的基本内容，包括电话传真事务、值班工作、邮件办理、印信、名片管理以及电子邮件安全管理等，旨在帮助学习者掌握操办办公室主要事务的方法和必要的技能。章节导览3124邮政信件办理收发传真印信管理电话事务章节导览765电子邮件安全管理名片管理值班工作电话事务1电话事务：在现代社会，电话已成为人们处理日常事务的重要工具，尤其是秘书部门的工作，上传下达、内外沟通、左右联系等等，都需要通过电话来进行。礼貌、准确、高效地接打电话是秘书的一项重要业务技能。能较好地接听电话，进行电话沟通，对于营造和谐工作环境，树立组织的良好形象，提高组织的美誉度，有着直接的影响。因此，秘书要胜任自己的工作，就得不断提高和强化处理电话业务的能力。一、电话服务功能热线服务：秘书工作中都有一些需要经常拨打的“热线”电话，选择有相关功能的电话机，按要求设置“热线”电话号码，以后每次通话，可以自动接通预先设定的“热线”，省去繁琐的拨号程序。缩位拨号：秘书可在有此类功能的电话机上，将常用的若干电话号码设置在相关的键位代码上，在进行业务联系时只需直接拨打相应的代码，这样可减少拨号时间。一、电话服务功能转移呼叫：电话占线或无人接听时，转移呼叫功能可以使人不必为此而发愁。转移呼叫就是事先设定一个临时电话号码，所有来电都会自动转到设定的临时电话上(包括移动电话），这样各种来电就可以得到及时处理。呼叫等待：作为组