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办公室各岗位职责 岗位名称：保密专员 主要职责：收发文处理，报表报告起草，对外业务管理，档案管理， 证照管理、涉密设备管理，教育培训，配合部门负责人工作，协作办公室其他成员开展办公室日常工作。 职责与工作任务： 1、收文：保密办相关文件的来文处理，建立文件处理全过程记录台账，及时对文件进行处理并进行登记，完成办理后及时归档。 2、发文：保密办发文办理，按要求进行发文审批，规范发文格式，建立发文台账，及时存档。 3、报表报告起草：各类报表、报告、计划、总结等文件的起草。 4、对外业务管理：保密办所有对外业务的办理，如文件资料的接收报送等。 5、档案管理：保密办档案管理工作，整理 3 年以上档案进行归档，建立档案台账并保持更新。 6、证照管理：妥善保管，按时进行审查及目录更新，确保证照资料齐全且在有效期内，建立使用登记台账。 7、涉密设备管理：建立涉密设备管理台账，定期维护检查并更新。 8、教育培训：参与年度培训计划的制定，培训课件制作，内部培训的组织与实施，通过企业微信、LED 屏、宣传标语、宣传栏等途径开展保密工作日常宣传教育。 9、配合部门负责人工作，协作办公室其他成员开展办公室日常工作。 岗位名称：行政专员 主要职责：制度管理，收发文，证照印章档案管理，会议管理，企业微信平台管理，办公费用管理，配合部门负责人工作，协作办公室其他成员开展办公室日常工作。 职责与工作任务： 1、制度管理：负责收集整理公司各类规章制度，完善后进行汇编存档。 2、收文：建立全过程记录台账，及时对文件进行处理并进行登记，完成办理后存档。 3、发文：按要求进行发文审批，规范发文格式，建立发文台账， 及时存档。 4、证照：按时进行证照年审及目录更新，确保证照资料齐全且在有效期内，完善使用登记台账。 5、印章：完成印章换新，妥善保管，确保用章后进行使用登记。 6、档案：合并整理办公室现有档案，确保留存电子文档及纸质文档（重要收文无电子档时需进行扫描留存），建立完善的档案目录方便查询。 7、会议管理：熟悉各类会议参会人员，会议通知及时发布并落实接收情况，按参会人员准备会议签到表，负责会议纪要的起草及会 议事项跟进。 8、企业微信平台管理：负责企业微信人员更新，后台程序管理及维护，后台数据导出存档。 9、办公费用管理：办公室各类费用请批报销，完善费用台账。 10、配合部门负责人完成部门工作，协作办公室其他成员开展办公室日常工作。 岗位名称：行政后勤 主要职责：车辆管理、住宿管理、饮食管理、物资管理、环境及秩序管理，配合部门负责人工作，协作办公室其他成员开展办公室日常工作。 职责与工作任务： 一、车辆管理 1、负责公车管理工作。按要求完成出车任务，定期进行车辆维护保养，按时购买保险及缴税业务，建立公车出车台账、车辆业务台账并及时更新。 2、负责交通车的管理工作，包括交通车协调，出车次数及费用统计核算，合同签订等工作。 3、负责园区内私家车停放管理，及时更新园区车辆登记台账。 4、负责公交卡保管、使用登记、充值管理等工作。 5、负责机票预订，订票信息转达工作，建立机票预订登记台账。二、住宿管理 1、负责酒店及公司招待所的预订。 2、负责员工公租房的申请，配合住建局完成公租房相关工作。 3、负责员工宿舍管理，入离职人员宿舍的分配及收回，定期进行宿舍卫生安全及设施设备检查，负责宿舍设施设备故障报修。 三、饮食管理 1、负责按要求完成订餐工作，并负责酒水的管理准备工作。 2、负责与食堂的协调工作，以及节假日加班就餐需求的报送。 3、负责餐票的保管及领用、登记。 4、负责桶装水预订及领用、登记。 5、负责夜班宵夜的保管、领用、登记及库存保证。四、物资管理 1、负责办公设施设备的管理，定期清查并做好台账登记，保障办公基础设备的正常使用。 2、负责办公用品的管理，负责办公用品的保管、库存盘点、采购申报、领用、登记及台账的管理工作。 3、负责接待用品的管理，包括礼品、会议接待用品的准备及管理工作。 五、环境及秩序管理 1、负责公司内部及外围秩序检查及管理工作。 2、负责办公环境卫生的监督检查工作，包括公共区域、会议室、洽谈室的卫生保持。 3、负责保洁人员的管理工作，定期检查保洁人员工作完成情况。 六、其他 1、负责快递收发工作。 2、负责书籍报刊的管理，按需求订购传递和分发，并做好登记台账。 3、负责配合部门负责人工作，协作办公室其他成员开展办公室日常工作。 岗位名称：信息化管理员 主要职责：网络管理、信息系统管理、信息安全管理及监督、安防系统管理、办公自动化设备管理及维护，配合部门负责人完成部门工作， 协作办公室其他成员开展办公室日常工作 职责与工作任务： 1、负责信息化规划、建设、运行维护及安全保密管理，参与编制、完善公司网络、信息、管理系统等相关规章制度，并监督执行情况