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电子邮件写作格式及原则 电子邮件写作格式及原则 一、商务电子邮件的格式 常见的商务电子邮件包括以下： （1 （1） 写信人 Email 地址 收信人 Email 地址 抄送收信人 Email 地址 密送收信人 Email 地址 （5）标题（ （5） 标题 （6） 称呼 Dear JING DEE 开头 正文 结尾句 （10 （10） 日期 礼貌结束语 写信人全名 LEOOOOOOOON KE（13） 写信人职务及所属部门（ LEOOOOOOOON KE （13） 写信人职务及所属部门 （14） 地址 电话号码 传真 （17） 电邮（18） 其它信息 （17） 电邮 （18） 其它信息 其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title 作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用 Dear+全名，如邮件为一封通函，则用 DearAll 作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落， 或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。 二、商务电子邮件写作应遵循的五 C 原则 商务电子邮件的正文写作应该遵循五 C 原则，即 Correctness、 Conciseness 、 Complete、 Clarity Courtesy 准确原则 由于商务电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的语法、标点符号和拼写要做到准确无误， 电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。 简洁原则 简洁原则是商务写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务电子邮件应以简明扼要为第一要务。 在具体写作中，商务电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略 句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。 另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U 表示 you，Pls 表示please，Info 表示 information，Qty 表示 quantity，P“C 表示 piece，L“C 表示LetterofCredit，FOB 表示 FreeonBoard。 例 1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France. 例 2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC. 例 3 Hope you can accept it. 例 1 中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如 since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务电子邮件写作中十分常见。例 2 中缩略语的使用，例 3 中不完整句的选择， 反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。 完整原则 商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件， 才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用 5W1H 来检验，即 who，when， where，what，why 和 how。 清楚原则 商务电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在： 例 1 We will deliver your goods soon. 例 2 中 significant 一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例 2 中 soon 表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。 礼貌原则 商务电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。 例 1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted forsupplies even at thatprice. 例 2 I would appreciate it if you could give me your best quotations