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一、浪费时间的因素 计划 没有目标、优先次序、每日计划;经常变换优先次序;搁置未完成的任务;消防式或危机式管理;自己不确定最后时限;试图完成过多的工作或不切实际的时间预算。 组织 多头领导;混淆职责与职权;重复劳动;个人混乱或办公桌上杂乱无章。 人力 指挥没有应变措施;不能驾驭争执;不能协调合作;缺乏激励;无效的授权;陷入日常事务;凡事样样插手。 控制 电话打扰;顺便来访的人员;信息资料不全面;没有标准或进度报告;缺乏自我约束;过多控制;错误或无效的行为;宽恕不称职的行为;不善拒绝。 讯息联系 频繁的会议;不足或不清楚或过多的讯息联系;不倾听意见;社会交往。 决策 仓促的决策;优柔寡断或拖延要求得到所有事实。 二、浪费时间因素具体分析及消除方法 之一:电话打扰 1、不了解严重性→做电话时间记录。对电话来源内容好和原因作估计。 2、处理电话无计划→制订阻挡、委派、合并的计划。 3、喜欢社会交往→在其他场合进行社交严守工作的优先次序。 4、自负→客观看待自己,勿过高估计你对别人的作用。 5、很想接电话→把为工作和为社交打电话加以区别。 6、没有躲避电话的计划→闭门谢客;秘书阻挡;确定打电话的具体时间。 7、想保持消息灵通→在有计划、更可靠的基础上实现。依靠管理小组。 8、对细节感兴趣→认清卷入细节的危险。从例行公事和细节中解脱出来。 9、安装和使用自用电话→授权。 10、缺乏授权→更多授权,直接询问直接责任人。 11、未列出讨论项目→自己来组织。做出通话计划。列出讨论要点。 12、下属依赖性太强→拒绝ti4他们决策。鼓励首创精神。允许犯错误。 13、事实不完备→事先准备。 14、唯恐冒犯别人→不要过于敏感,精力集中于优先的工作。 15、缺乏自我约束→制订计划,实施,监督进度。给秘书或助手指定责任。 16、无法结束谈话→预先设置谈话时间(“我们只能谈几分钟”)、暗示谈话时间(“在我们挂上电话以前。。。。。。”)、直言相告(“对不起,我现在必须走了”) 17、不切实际的时间预算→让秘书提醒紧急事项或用闹钟提醒。 18、缺乏管理自己秘书的能力→学习。制订计划。实行。训练或调换训练有素的秘书。 19、阻挡电话无效→分析问题。制订计划。与同事们讨论以避免吃惊和冒险。与秘书讨论以增进理解和信心。实行计划,支持秘书。 20、没有秘书→根据工作需要确定是否需要秘书,否则使用隐蔽工作点。切断电话线。 21、打错的电话→配备人员名单与电话号码表。让全体人员皆知。 22、职责不清→澄清。 23、“详尽答复”政策→是对时间和才能的浪费。修改或取消此政策 24、落后的电话系统→改进。 之二:顺便来访人员 1、不了解严重性→做来访时间记录(公事和私事:预定的和未知的)。对来访内容和 原因做估价 2、处理采访无计划→制订阻挡计划,安排约会。 3、自负→客观看待自己,不高不低。 4、喜欢社会交往→这是你对别人的作用。在其他场合进行社交,严守工作的优先顺序。 5、有会客的欲望→把为工作和为社交去会客加以区别。 6、没有躲避来访的计划→实行“闭门谢客”,秘书阻挡,隐蔽的工作地点。 7、想保持信息畅通→在有计划和更可靠的基础上实现。 8、对细节感兴趣→认清卷入细节的危险。 9、唯恐冒犯别人→不要过于敏感。 10、缺乏授权→更多授权,直接询问责任人。 11、替下属决策→只做其不能做的决策。不做已授权别人的事。 12、要求或期待下属过多地征求你的意见→实行例外管理。只期待偏离计划。 13、无法结束来访→把他打发办公室去。在办公室外见面。预先限制其来访时间。 预示见面结束(我离开前还有事吗?)。利用秘书提醒你。直言相告。站起来到门口去。 14、不切实际的时间预算,外部的→对一天的来访者记录并预估时间 15、开门办公政策→并非意味着有形的开门,而是欢迎需要得到帮助的人。集中一 段时间“闭门谢客”。 16、阻挡来访无效→训练秘书学会阻挡来访者。把秘书放于易阻挡处。 17、没有秘书→依据实情确定配还是不配,或找兼职人。 18、找错门的来访者→训练接待员。告知别人。 19、职责混淆→澄清各自职责,公布。 之三:会议 1、没有目的→确定目的后再开会。 2、没有议事日程→确定日程(口头或书面) 3、与会者不当(过多或过少)→只接纳需要出席的人 4、开会时间不当→选择合适时机。 5、地点不适当→避免打扰,物品充足,距离适当。 6、没有计划→安排适当的计划。 7、会议过多→检查是否有必要定期开会或适当消减开会时间 8、会议过少→估计参与管理、信息交流和协调合作的需要。相应安排。 9、不全面的会议通知→包括预期的建议和必备材料。 10、不按时开会→按