采购与付款内控流程.pptxVIP

采购与付款内控流程浙江济民制药股份有限公司第一页，共二十页。 采购与付款内控流程——说明目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序范围：本程序适用于济民股份的采购与付款管理本程序与公司财务管理制度相衔接本程序与公司存货管理程序相衔接2第二页，共二十页。 采购与付款内控流程——相关部门人员职责职位职责高级管理层 审核重大采购项目 批准供应商 采购与付款政策制度的确定财务部主管 参与供应商合同签订的谈判 批准支票 审批采购计划审批计划外采购负责余额调节表的审核应付账款会计 核对原始凭证，开出付款凭证资金主管 批准付款凭证出纳执行结算事宜，开出支票复核员复核支票余额调节编制员（会计）编制银行存款余额调节表生产中心副总 参与供应商选择、谈判 决定选择供应商3第三页，共二十页。 采购与付款管理流程——相关部门人员职责（续）职位职责采购部经理 参与供应商选择、谈判 与供应商签订采购合同 审核年月采购计划 负责采购退货事宜采购部职员 调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力 将采购的订购信息记录于系统中 修改供应商档案文件 复核材料质量 与供应商协商退货事宜品管部 检验货物质量 负责提出退货或折让意见仓库 将收到的货物与系统中的采购信息进行核对 记录、确定收到的货物 合理保管货物4第四页，共二十页。 生产部 采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（1）主管副总采购部汇总原材料需求报价并提供成本核算明细价格核算根据供应商档案选择合适的供应商有合适供应商是否有基本合同有无无合适供应商进入合同签订流程不批准价格审批批准进入新供应商开发流程价格谈判供应商外贸插单等情况，导致订单变更采购变更需经采购经理批准审批5第五页，共二十页。 采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（2）关键控制点：建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算采购价格需经总经理的批准注释：价格管理员应知晓公司原材料市场价格水平价格管理员建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据价格管理员进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横向比较，充分评估供应商报价的合理性根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈记录与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入《协作单位价格表》管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本6第六页，共二十页。 供应商 采购与付款内控流程——新供应商开发控制（1）品管部采购部网络寻找、招标等形式收集、整理供应商基本资料，初步审核复审提供样品填写《请试单》，交品管部归口检测样品检测，出具《验证报告单》不符合生产要求符合生产要求小批量试用是否满足生产要求不满足满足添加入供应商档案小批量采购全检合格进入合同签订流程对供应商现场进行考评，形成书面考查报告样品报废——参照固定资产报废流程执行报药监局相关部门备案审批7第七页，共二十页。 采购与付款内控流程——新供应商开发控制（2）关键控制点：收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关资料向省级药监部门报备样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入公司供应商档案对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程注释：采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商，要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量电器类配件需要申请备案对第一批小批量物资进行全检，形成《全检纪录》，交采购部归档不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入供应商档案管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要8第八页，共二十页。 采购员采购部经理