助理工作认知.ppt

* 1助理工作講議 廖紅波 助理工作認知 廖紅波 美好的人生,從小事開始 助理工作認知 廖紅波 第一页，共十七页。 何謂助理 協助經理處理日常事務 上司與下屬的溝通渠道 部門與部門的溝通渠道 眼光不要只盯著手上的雜事,其實助理可以達到經理的level 例如,當經理不在其位但又有事要解決時,至少就要一定的分析和解決能力 第二页，共十七页。 要注意的幾個大類 基本工作要求 工作技能 工作內容 工作禮儀 工作安排 素質要求 日常事務處理 第三页，共十七页。 基本工作要求 1.能承受工作壓力 2.獨立思考 3.溝通,組織,協調 4.公關,策劃,參謀 5.禮儀,謙和 6.能自我總結 第四页，共十七页。 工作技能 1.基本的英文能力 2.電腦應用能力 3.時刻提醒(不要覺得羅嗦喲) 4.時間應用觀念 5.表達能力 6.文書處理 第五页，共十七页。 工作內容 1.報表整理 2.會議記錄及追蹤 3.主管相關事項提醒 4.接待客人 5.文書處理 6.在部門起潤滑劑作用 第六页，共十七页。 工作禮儀 為人處事的必備良藥 衣著保持大眾化(盡量不要用首飾) 周圍整潔有序 氣質的培養(一個部門的門面) 自信符合公司實力 不要怕工作繁瑣 第七页，共十七页。 工作安排 1.把身邊的事情分類 2.預估到突發事項,及時通知 3.充分利用時間 4.提升工作效率 5.要看結果,也得看過程 6.不要把困難的事都分給有能力的人 7.不要安排不是你權限的事 第八页，共十七页。 助理素質要求 穩重踏實,靈活變通 形象大方得體 嚴守機密 工作的第一印象很重要 融入組織文化.學習,實踐 建立良好的人際關系 能接受批評 第九页，共十七页。 日常事務處理 訂出一天,一周,一月的工作時程表 會議的通知,準備,記錄及追蹤 客戶和其他主管的接待 接電話禮儀 Mail的撰寫 公文報告寫作 ------經常用便簽紙嗎? 第十页，共十七页。 方法:工作事務之分類 可以把身邊的事分成四种: 1.重要又緊急的事: 主管交辦要迅速完成的,相關到其它部門的事,如招待客人 2.重要但不緊急的事: 協助主管改善跟催的事,如會議追蹤 3.緊急但不重要的事: 臨時的事,如在下班前拿請假卡 4.即不重要又不緊急的事: 如日常的報表key in,日常整理 第十一页，共十七页。 為何要工作分類 分類有助於對績效的認知.如: 目前我們公司助理主要做第三和第四類事,對於第一和第二類事的臨場能力就略輸一籌 應當集中精力把這些事做事.雖然這些所占的工作量在20%以下,但80%的功勞集中在里面 根據這些訂出時程表吧! 第十二页，共十七页。 和上司相處 要了解上司的類型和工作需求 尊重上司 服務意識 掌握周邊信息 能領會意圖 安排一個時程表 第十三页，共十七页。 和同事相處 重視同事的感受 Office禮儀 能做好部門間協調 熟悉同事的需求信息 平息/化解辦公室爭執 你知道同事們的生日嗎? 第十四页，共十七页。 * * * 1助理工作講議 廖紅波 助理工作認知 廖紅波