2021年档案信息化建设的实践探索.pdfVIP

2021年档案信息化建设的实践探索--第1页 精选word文档下载可编辑 一、信息化档案管理的重要意义 信息化档案管理是大数据时代的必然要求。我们生活在一个信息化时代，大数据时代的到 来，随着各种新兴场景的出现，也对档案信息化提出了新的要求，这就要求档案工作在收集、 保管、归档和利用等方面与时俱进，更好地适应社会发展的需要和满足人民生活的需求。信息 化档案管理是满足利用者需求的重要举措。人民日益增长的美好生活需要和不平衡、不充分的 发展之间的矛盾已经成为我国当前社会的主要矛盾，21世纪是信息化、数字化时代，档案管 理也是信息时代的重要组成部分，无论是公共服务机构还是广大社会群体对档案信息化的呼声 越来越高，对数字化档案要求越来越强烈，对于时间以及效率的要求也不断促使其加快档案信 息化进程，充分发挥档案资料的最大化社会价值。信息化档案管理是传统档案转型升级的迫切 需要。当前，我国信息化建设已进入快速发展阶段，信息化为档案信息化管理带来便利的同时 也提出了挑战，档案管理工作要乘势而为，各方面发展都迫切要求转变观念，加快档案管理转 型升级，推进档案工作数字化进程，实现以信息化为核心的档案管理现代化。 二、信息化档案管理模式的优势 较之传统档案管理模式更加省时省力。传统档案查找需要进行手动查找，效率非常低，而 且很容易出现错误。与传统档案管理相比，档案信息化管理有着明显优势，传统档案管理工作 量大，效率低下，分类查询复杂，分类归档、人工查询纸张原件需要大量时间。档案信息化后， 数据只需一次录入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索准确性，大大提高了工作效率。 较之传统档案管理模式检索查询更加便捷。档案信息化管理在对档案进行归档时可以编制检索 工具，查阅时只需按照关键词、分类号等采用模糊查询或精准查询的方式即可实现即时查询， 实现档案资料迅速利用，大幅度减轻档案管理工作人员的工作量，资源共享更加便捷，提高了 查询的效率。而传统档案管理的检索方式，查阅档案要经过非常繁琐的程序才能查阅档案，效 率低下。较之传统档案管理模式存储更加安全。传统的档案是纸质文档，容易受潮和虫蚀，反 复查阅对纸质档案损害较大，并且存在火灾隐患，需要不断改良和优化放置档案的环境。对于 传统的档案管理后续使用来讲，需要耗费大量的时间和人力成本，对于档案保管来讲，不仅存 在丢失无法复原的隐患，而且需要大额的保管经费。相比较而言，信息化管理档案，存储和使 用更加灵活，信息化录入可以随时增减信息，相比传统的纸质保存，存储工作更加便捷，大大 节省存储空间，避免了因环境等因素影响档案存储问题。此外，通过信息化手段添加密钥，可 以避免信息失窃或泄露，利用更加先进的存储系统、云存储等方式，可以极大提高存储容量， 有效保证了档案的保密性和安全性。较之传统档案管理模式资源共享更加便捷。传统档案管理 难以实现信息共享，而且档案管理不能复制，共享需要到相关部门调阅查询，然而信息化档案 管理使档案管理的资源共享更加便捷。借助基于互联网的档案信息网络服务平台能掌握其他部 门和单位的工作重点和档案管理动态信息，不仅能共享档案信息资源，还能相互交流工作经验 和教训，相比传统档案管理，信息化档案管理的资源共享更具便捷性。较之传统档案管理模式 2021年档案信息化建设的实践探索--第1页 2021年档案信息化建设的实践探索--第2页 精选word文档下载可编辑 更具开放性和易用性传统方式下，档案开放程度较低，任何档案保管的最终目的都是为了发挥 最大价值，得到利用，信息化手段管理档案，使用者无需到档案部门 （室）查询档案，通过网 络即可得到所需的档案资料，既节省了使用者的等待时间，又节省了人力，进一步方便了广大 社会群体，提高了档案的利用效率。 三、档案信息化建设存在的问题 重视程度不够、效率低下。一是在当今时代，纸质档案管理向电子档案管理转