档案的分类与整理.ppt

（四）填写备考表 备考表放在卷内文件之后，用来注明卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。 （五）案卷的装订 采用三孔一线 第三十页，共五十七页。 （六）填写档案案卷封面 （ 全 宗 名 称 ） （ 类 目 名 称 ） （案卷题名） ?? 自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号 全宗号 目录号 案卷号 第三十一页，共五十七页。 类内案卷排列 案卷的排列，就是指根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。 基本方法有： 按保管期限排列，即将案卷分别按永久、长期、短期排列； 按问题排列。 第三十二页，共五十七页。 编制案卷目录 包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、目录号、保管期限）和案卷目录（案卷号、案卷题名、年度、页数、期限、备注等项目） 档案上架 档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排列上架。 第三十三页，共五十七页。 二、业务档案的整理 整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。 为便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特征。 第三十四页，共五十七页。 业务档案的整理 业务档案的整理按照专业主管部门的有关规定执行 人事档案以人为单位进行整理 行政处罚案件档案以案件为单位进行整理 第三十五页，共五十七页。 三、会计档案的整理 会计档案按照会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他会计核算材料分别装订成册。 会计档案的收集整理按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）的要求执行 整理规范执行《会计档案案卷格式》DA/T39-2008 第三十六页，共五十七页。 会计档案的组卷 就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。 （一）会计凭证的组卷 会计凭证可按年、月顺序立卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月立卷装订一本。 凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245×150mm （长×宽） 第三十七页，共五十七页。 （二）会计账簿的组卷 会计帐簿可按年度和账簿的不同种类进行立卷整理，对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别立卷装订。 （三）财务报告的组卷 财务报告按年度、保管期限立卷。会计年报和季、月报应分别立卷装订，其他财务会计报告等材料按不同的问题和保管期限分别立卷装订。 第三十八页，共五十七页。 （四）其他会计核算资料的组卷 其他会计核算资料可按年度——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。 第三十九页，共五十七页。 会计档案卷内目录 顺序号 责任者 文号 题 名 日期 页号 备注 1 浙江省档案局 2000年1月份会计报表 1 ﹡ 2 浙江省档案局 2000年2月份会计报表 6 第四十页，共五十七页。 * 档案分类与整理 第一页，共五十七页。 档案整理工作 档案整理 按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、排列和科学编目的一项业务工作。 档案整理方法： 以卷为管理单位 以件为管理单位 第二页，共五十七页。 档案整理一般程序 从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。 制定档案分类方案 第三页，共五十七页。 综合档案室（按门类分类） 综合档案室 科技 档案 特种 载体 文书 档案 会计 档案 业务 档案 党 务 类 行 政 类 人 事 类 计 划 信 贷 类 监 察 稽 核 类 群 团 类 信贷 档案 专业 会计 会计 档案 银行卡 档 案 储蓄 会计 房信 会计 国际 会计 凭 证 帐 册 报 表 其