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人事档案管理办法》 D 人事档案管理办法 一、目的 为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之 更科学化、规范化、制度化。同时为了更有效的对员工人 事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整， 使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本 管理制度。 二、范围 员工人事档案是公司、人力资源等部门在人员招聘、 调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人 经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有 关材料，是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用 员工的重要依据。 三、用途 本制度适用于公司所有人员 四、管理职责 公司人力资源中心人事档案的管理职责就是： 1) 负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工 作管理制度与实施细则等规范； 2) 负责公司各部门的员工人事档案管理工作； 五、人事档案内容 （一）档案类别 1. 纸质档案，主要由以下资料构成 1) 履历材料（个人简历资料）、员工登记表； 5 2) 自传材料（包括职位申请表）； 3) 身份证复印件、护照； 4) 鉴定、考核、考察材料； 5) 学历和评聘专业技术职务材料； 6) 奖励及处分材料； 7) 培训记录及外训协议等材料； 8) 劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料； 9) 承诺书、保密协议； 10)保险、住房公积金资料； 11)年度、半年度绩效考核资料； 2. 电子档案 1)员工登记表电子版 2)员工花名册 3)图像资料、电子作品等 （二）档案管理基本要求 人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号 （即：工号）进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排 放并做明显标记，且每 10个档案做一个小标记、50个档 案做一个大标记，方便查找。 1. 档案编号原则：档案号是在整理和管理档案的过程 中，以字符形式赋予档案的一组代码。档案号是存取档案 的标记，并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的 6 特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号 将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编 号以此类推； 1)集团人员档案号编号原则：集团编码+部门代码+员工 编号（三位数），如：JTCW003 （JT:集团编码-“集团” 首两个字母拼音缩写）；CW：部门代码—“财务”部 部门名称首字母拼音缩写）；003：员工编号-按本部 门具体入职时间顺序确定） 2)在职不在岗人员即挂靠人员档案号原则：人员属性缩 写+证件名称拼音首两个字母缩写+挂靠时间顺序（三 位数），如：GKAQ001 （GK：人员属性- “挂靠”首字 母缩写；AQ:证件名称首字母缩写-安全员证；001:该 证件挂靠时间顺序-第一个） 3)人才库人员即储备人员档案编号原则：人员属性缩写 +职位名称拼音首两个字母缩写+储备时间顺序（三位 数）如：CBAQ001(CB：人员属性- “储备”人员首字 母缩写；AQ：职位名称首两个字母缩写-安全员；001： 该职位储备时间顺序-第一个) 离职人员、调岗调部门人员维持原档案号不变，同时在档 案封面备注栏详细填写异动时间、目前职位，档案放置于 调岗后部门（或离职）的档案位置。 2. 编制档案检索目录要求 7 需及时更新电子版目录，并于每月 3 号之前更新一次 纸质目录表，确保信息及时准确。 总目录（附件一）、子目录（附 2）、档案袋封面目 录（附