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某机关单位档案管理制度方案 一、档案整理 机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法规，依据档案管理有关原则、规定，实行集中统一管理，确保档案的 完整与安全。 根据各股室工作职能，确定一名档案管理员，由各股室档案管理员按照年份将各类档案收集齐全、完整、核对准确，统一分类整理，不同年度的文件不得放在一起归档；纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案，应分别保管。归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。移交时并制作档案移交清单，并由科室负责人签字，以示确认再移交局党政办，由党政办统一编号整理，建立档案工作制度，按要求定时向县档案馆移交，努力实践 档案工作的标准化、规范化。 二、归档范围 凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、上传下达文件、会计、执法文书、执法卷宗、会议记录、声像等不同形式和载体的 文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。 三、归档时间 1、文书档案：本年度各股室形成的各种不同形式和载体 的文件材料，在次年二月底前由本股室档案管理员整理完毕后，经本科室负责人审定后，每年三月份移交档案室集中统 一保管。 2、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交 档案室保管。 3、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员， 收集整理。 4、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。 5、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随 时编号归档 四、档案借阅 1、本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。外单位因工作需要阅查档案，须持单位介绍信，并经有关领导同意登记后，方可查阅。档案一般不外借，特 殊情况须经办公室主管领导批准。 2、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照 原文。 3、借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得转借。各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的档案要严加爱护，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不得拆 卷和撕毁。凡失密、损坏档案者，将按有关规定予以处理。 4、档案员有责任检查借阅者归还的档案，了解保管情 况和利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。 5、档案借阅用毕后要及时归还。借阅时间一般不得超 过15天；如继续借阅，须另行办理继借手续。 五、档案统计 1、档案统计工作应准确、及时、科学。 2、根据档案资料的查阅、借阅登记，每年统计一次利用 效果情况。 3、凡立卷归档的各类档案，应分类填写登记簿，年终汇 总立卷情况。 4、经档案室移交出去或销毁的档案，应进行统计登记 六、档案保管 1、配置专门的档案室和充足的档案柜，档案室做到专 人负责、专人管理。 2、经常检查档案存放的情况，发现破损或霉变的档案，档案人员要认真采取措施，及时进行修补或复制。如遇特殊 情况，应立即向主管领导汇报，及时处理。 3、档案室内的档案柜应排列有序、统一编号，做到整 齐划一。 4、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品 和与档案无关的物品。 5、档案出入情况应有详细记录，借阅的档案收回时，及 时放回原处，不得前后错位。 6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户，随时做好保 洁工作。