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会议管理技巧第1页/共54页 当今会议面面观会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 如上图:会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 第2页/共54页 会议的意义 2．会议显示一个组织或一个部门的存在. 当今会议面面观第3页/共54页 会议的意义 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 当今会议面面观第4页/共54页 当今会议面面观会议的目的第5页/共54页 当今会议面面观会议的种类 : 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 ● 团体会议● 一对一会议 ● 面对面会议● 电话会议● 视频会议 ● 宣布人事安排、讲解政策的会议● 当众表扬或批评别人的会议● 临时处理突发事件的会议● 固定的团队会议● 集思广益的会议 第6页/共54页 当今会议面面观会议的频率 :每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 1.固定的部门会议 :第7页/共54页 当今会议面面观会议的频率 : 2.全体会议:第8页/共54页 当今会议面面观会议的频率 : 3.处理突发事件的会议 第9页/共54页 当今会议面面观会议的频率 : 4.一对一会议 :第10页/共54页 当今会议面面观会 议 成 本 的 计 算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 第11页/共54页 当今会议面面观会 议 成 本 的 计 算2、直接会议成本第12页/共54页 当今会议面面观会 议 成 本 的 计 算3.效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况： 第13页/共54页 当今会议面面观1．会议的通病——效率不高 第14页/共54页 当今会议面面观很多公司往往由于以下原因，开会效率低下： ◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。 ◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。第15页/共54页 当今会议面面观◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。第16页/共54页 当今会议面面观2．会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作 第17页/共54页 当今会议面面观项 次 原因 具体表现 （1） 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 （2） 地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 （3） 开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 （4） 主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 （5） 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 （6） 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 （7） 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 会议受阻的七大要点：第18页/共54页 当今会议面面观高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征 第1