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PAGE / NUMPAGES 大学人事档案管理制度（试行）模版 大学人事档案管理制度（试行） 第一章 总则 第一条 目的和依据 本制度的制定目的是为了规范大学人事档案管理，健全人事管理制度，提高管理水平，保障大学工作人员的合法权益。本制度的制定依据《中华人民共和国档案法》《大学人事管理条例》《大学人事管理暂行办法》等相关法律法规。 第二条 适用范围 本制度适用于大学内所有工作人员的人事档案管理。 第三条 人事档案内容 人事档案内容包括个人基本情况、学历学位、任职资格、薪酬福利、聘用合同、奖惩情况、年度考核、工作经历、调动情况、人事变动、能力评估等。 第四条 档案保密 大学要严格保密人事档案，除法律法规规定或本人授权及职工团体依据法律规定的情况外，不得将档案内容透露给个人或单位。 第五条 档案保存 大学对工作人员的人事档案，应按规定保存时间。档案的保存要求安全、防火、防盗和防湿，以免遭受破坏和丢失。 第二章 基本档案 第六条 个人基本情况档案 个人基本情况档案是指一份记录工作人员个人基本情况的档案。包括姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、婚姻状况、身份证号码、家庭住址、联系电话等内容。该档案应在大学工作人员入职时建立，保存至离职。 第七条 学历学位档案 学历学位档案是指大学工作人员的学历和学位信息。包括毕业院校、所学专业、学习时间、学历层次、学位等级等内容。该档案的信息应来自于工作人员的毕业证书和学位证书等相关证明材料，并于入职时建立和保存至离职。 第八条 任职资格档案 任职资格档案是指大学工作人员的任职资格证书、职称等资格备案材料的档案。该档案应在大学工作人员获得任职资格时建立，并保留至离职。 第九条 薪酬福利档案 薪酬福利档案是指大学工作人员的薪酬、社保、公积金、补贴、奖金等薪酬福利信息的档案。该档案应随着工作人员薪酬、福利等变动而及时更新，并保留至离职。 第三章 任职档案 第十条 聘用合同档案 聘用合同档案是指工作人员和大学签订的聘用合同和合同变更的档案。该档案应在工作人员正式入职后建立，并保留至合同解除或离职。 第十一条 奖惩情况档案 奖惩情况档案是指工作人员在大学内工作期间所获得的奖励、荣誉和受到的处罚、警告等情况的档案。该档案应随着奖惩情况变动而及时更新，并保留至档案管理规定的期限。 第十二条 年度考核档案 年度考核档案是指大学对工作人员进行年度考核的相关信息记录的档案。该档案应包括年度考核结果、考核意见、加分、减分等信息。该档案应在考核结束后建立，并保留至下一轮考核之前。 第十三条 工作经历档案 工作经历档案是指工作人员在大学内的工作经历和岗位调整等信息的档案。该档案应在工作人员加入大学时建立，并随着工作调整而及时更新，并保留至离职。 第十四条 调动情况档案 调动情况档案是指大学内工作人员调动情况的档案。该档案应随着工作人员调动而及时更新，并保留至档案管理规定的期限。 第十五条 人事变动档案 人事变动档案是指大学内工作人员人事变动情况的档案。包括工作人员职务、职称等变动情况的档案。该档案应随着变动而及时更新，并保留至档案管理规定的期限。 第十六条 能力评估档案 能力评估档案是指大学工作人员能力评估的相关信息记录的档案。该档案应随着能力评估结束而及时更新，并保留至下一次能力评估之前。 第四章 档案保存 第十七条 档案管理单位 大学应成立档案管理机构，负责人事档案的管理和保存。档案管理机构由大学领导指定，责任人应履行档案管理职责。 第十八条 档案管理流程 大学应制定档案管理流程，并明确档案管理的各个环节和职责。具体环节包括档案建立、更新、查询、借阅、编定、移交和销毁等。 第十九条 档案保存期限 工作人员的各类人事档案档案，应保存至工作人员离职后15个年度。在档案保存期限届满之前，应采取措施进行维护，并更新相应信息。 第二十条 档案销毁 经过规定的保管期限后，大学应根据规定程序对工作人员人事档案进行销毁。销毁前须经过档案管理机构审查，并根据档案销毁标准进行销毁。 第五章 其他规定 第二十一条 做好档案缺失问题 大学在管理工作人员的人事档案过程中，发现缺失则应及时解决问题，并妥善保管原始资料。若该资料永久性缺失，应及时制作说明并加盖印章。 第二十二条 论文、专著档案保存 大学应按照学术规范和法律法规的要求，对员工所发表的论文、专著等学术成果及获奖情况，按照“永久保存”的原则，进行档案保存。并应保障其真实、完整、准确。 第二十三条 人事档案管理培训 大学应定期为档案管理人员进行人事档案管理培训，提高档案管理人员的专业能力。同时，应加强宣传教育，不断提升工作人员的档案意识和素质。 第二十四条 附则 本制度自发布之日起执行，以前制定的文件与本制度不符的部分，以本制度为准。如有未尽事宜，请由档案管理机构按照有关法规和规章制度处理。