Word 2013邮件合并功能的使用方法.pdf

如果要批量打印准考证、明信片、信封、请柬、工资条等很有规律内容，你不需要做大 量重复枯燥的劳动，应该使用Office 提供的邮件合并功能，来提高工作效率。 需要邮件合 并功能的前提是，有数据源（电子表格、数据库）等，即一个标准的二维数据表，就可以很 方便的按一个记录一页（或多页）的方式从WROD 中用邮件合并功能打印出来！邮件合并功 能使用复杂吗？答案是否定的，下面让我们轻松常用邮件合并功能。 Word 2013 需要邮件合并功能的前提是，有数据源(电子表格、数据库)等，即一个标准 的二维数据表，就可以很方便的按一个记录一页(或多页)的方式从Word 2013 中用邮件合并 功能打印出来。 一、先建立两个文档 一个Word 2013 文件，下面简称主文档，内容为共有内容，比如未填写收发人的明信片 等，一个Excel 文件，下面简称数据源，内容为包括变化信息，如收件人、发件人、邮编等。 示例主文档是一个单位的收文签样式，数据源是收文具体内容，包括收文日期、来文机 关、来文编号、标题等内容。 二、打开邮件工具栏 Word 2013 有专门的“邮件”选项卡，在Word 2003 及以下版本，可以通过工具、 信函和邮件、显示邮件合并工具栏，打开邮件合并工具栏。 Word 2013 邮件选项卡如图所示 三、合并邮件 1、打开数据源文件。依次选择：邮件选项卡、选择收件人、使用现有列表，打开数据 源文件。 2、插入数据域。以插入收文日期为例，将光标定位到收文日期处，点击邮件选项卡中 的“插入合并域”，然后选择“收文日期”即可。重复上述操作数次，依次插入其他需要的 数据。 3、完成合并工作。至此，邮件合并工作就基本完成了，如果需要打印，可依次选择： 完成并合并、打印文档，然后可以选择打印全部内容、当前记录、从某条到某条进行打印。 邮件合并功能大致就是这样，细节问题没有过多涉及，请在实践中探索吧。