如何开好会议——基层主管管理技能课之五修改稿.pptxVIP

如何开好会议——基层主管管理技能课之五修改稿 第1页/共39页 2 ZHANGYL  第2页/共39页 3 ZHANGYL 请大家参与回答问题 1、你都参加过什么样的会？ 2、你喜欢开会吗？ 3、你组织过什么样的会？ 4、你认为自己会开会吗？ 第3页/共39页 4 ZHANGYL 课程主要内容 一、怎样筹划会议 二、怎样举行会议 三、会议改进 四、归纳小结 第4页/共39页 5 ZHANGYL 会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万次会议。 你怎样对会议进行改进，提高你的会议组织能力，使会议开得高效成功 ，至关重要。 开会是学习的机会和平台。 第5页/共39页 6 ZHANGYL 一、怎样筹划会议1-1会议的类型 资讯会议 资讯及政策传达更新 业绩状况 决策会议 设定目标 解决问题 第6页/共39页 7 ZHANGYL 两种会议的差别 要素 资讯会议 决策会议 谁应该参加 需要知道资讯的人员 对事情负责以及能提供贡献的人 沟通过程 宣讲，单向沟通但有提问机会 双向互动的沟通 会议地点的安排 可以像教室一样 最好面对面围坐 主持会议最有效的方式 权威式 参与式 会议强调的重点 要传达的内容 互动以及问题的解决 会议成功的关键 所要提供的资讯的准备 鼓励公开自由的表达 第7页/共39页 8 ZHANGYL 一、怎样筹划会议1-2会议筹划 决定会议是否需要召开 关键在于会议的目标是否能清晰的陈述出来，一旦目标确立，就可以判断达成目标的最佳途径是什么 （除了会议以外，内部公文、布告栏等方式也可以达到目的，是否可以不开会就能解决问题） 举行会议的时间地点是否合适 第8页/共39页 9 ZHANGYL 这些问题需要开会吗？为什么? 问题一：明天生产任务重，预计要加班到晚 上十点。 问题二：临近年终，需要各班组长讨论2008年的工作打算。 问题三：国庆节公司准备组织一个晚会，每个班组出一个节目，内容形式不限。 问题四：最近两批货有质量问题，需要各班组引起重视，并找出存在的问题。 问题五：总部召开了各公司总经理大会，布置了2008年的工作任务，并与总经理签订了目标任务书。各分公司的任务要分解落实。 第9页/共39页 10 ZHANGYL 一、怎样筹划会 1-2会议筹划 会议筹划要考虑的问题 1、仔细考虑你要召开的会议的类型 2、会议目的要清楚（为什么开会，会议要解决什么问题）  3、要认真考虑，怎样让会议成功（会议的主题必须是鲜明、直接、聚焦且 当前必须立即解决的问题） 4、会议时间、参加人员的确定（会议要尽可能小，以免分散注意力） 5、会议日程的确定 6、开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点 7、信息的准备要加以选择，避免过多，以影响重点和效果  第10页/共39页 11 ZHANGYL 会议筹划工作单 项 目 要 点 会议目标 通过会议希望达到的结果 会议时间 最适当的举行时间；会议需要开多长时间 参会人员 谁应该参加会（根据会议议题的需要确定） 会议议程 会议有哪些事项；谁负责制定并发送议程，需要谁帮助制定 会议地点、设备 会议安排在哪；需要什么设备、器材 会议分工 谁负责会议安排；谁写发言稿；谁主持；谁记录、谁计时等 会议评估 会议是否达到本次会议的目标；存在哪些问题，以便下次会议有所改善 第11页/共39页 12 ZHANGYL 二、怎样举行会议 2-1 做好会议主持人 会议的成果和效率多取决于主持人的能力 会议主持人，主要是监督会议中每一部分的活动，以及提醒大家忽略的事情，并且使会议朝着会议的目标进行 会前主持人要做好充分准备（文件、数据资料、会议议程…..) 第12页/共39页 13 ZHANGYL 二、怎样举行会议 2-1 做好会议主持人 找出会议应采取的方式（决策型会议） 脑力激荡：经过群体集会而发挥创意潜能的过程，这种方式能够产生双向互动的力量，当其中的一个人说出他的想法时，即能够激发别人联想出其他的主意；（此方式适用于参会人对于问题的认识有限的情况，以挖掘新想法） 小组讨论：这种方式要求会议的成员写下他们个人的意见，然后再将他们的意见汇总。这种方式可以收集很多人的意见，又能精