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六、会议通知与会议纪要 （一）会议通知 1、会议通知的概念 会议通知是通知的一种，它主要用于上级对下级、组织对成员或同级单位之间通知召开会议。一般情况下，会议的组织者就是会议通知的发布主体，他们会用会议通知告知与会人员会议召开的有关事项，并要求有关人员出席该会议。 2、会议通知的写作结构 标题：一般由发文机关、事由和文种构成。 正文：一般要写明会议名称、议题、目的、召开时间、地点、出席人员及对其提出的要求、会议日程安排、会议组织者的联系方式和其他相关事项。 落款和通知日期：落款为组织者名称，与通知日期置于正文右下角。 第三十页，共五十一页。 3、会议通知的写作注意事项 （1）会议通知对与会者起告知作用，因此会议通知事项要具体确切，完整齐全，一般包括会议内容、参会人员、会议时间及地点等。如有必要，还可以加上“XXX必准时参加”。 （2）会议通知要求言简意赅、措辞等当、更重要的是发布时间要及时。 错例解析：《某工厂整改通知》 第三十一页，共五十一页。 （二）会议纪要 1、会议纪要的概念 会议纪要是一种关于会议的原始的、全面的记录，他记载了会议的基本情况、有关内容、事项和会议决议等。会议纪要是备用查看的重要文书档案，是会议后分析、研究及检查决议执行情况的基本依据。 需要注意的是，如果会议属于一次性在一定时间（时间较短）内结束，那么这个会议可能制作一份会议纪要就可以了；但如果会议时间较长，而且是分阶段或分组开展，那就有必要针对各个部分制作若干个会议纪要了。 第三十二页，共五十一页。 2、会议纪要的基本结构 会议纪要有固定格式，通常由标题、会议要素、会议内容和结尾四部分构成。 （1）标题。会议纪要的标题一般由召开单位名称、会议名称、文种构成，如《广东江南医院2015年民主评议政风行风动员大会会议纪要》；也有些标题很直接、简明，如《领导办公会议纪要》。 （2）会议要素。包括会议时间（经常精细到上下午、时、分）、会议地点、召集人（部门）、出席人员姓名、缺席人员姓名及缺席原因、列席人姓名、主持人姓名、记录人姓名。会议人数较少时，还应该记下有关出席人、缺席人、列席人以及主持人、记录人等的职务；出席人（包括列席人和出席人在内）人数很多时，可记录总数，如“参加会议的局以上领导、各厂厂长等共XX名”，事后再将具体名单附在会议纪要后。 第三十三页，共五十一页。 （3）会议内容。它是会议纪要的核心，包括会议议题、主持人讲话、领导及代表发言、讨论和决议事项、投票情况、会议期间其他活动等。记录时通常依据时间顺序，每记一个议题就记录该议题发言讨论情况，也可以根据材料，现将全部议题列出，然后结合实际情况逐一记录发言讨论情况。 发言人语速快时，如果会议允许录音，可以录音，以便会议结束对记录内容进行对照。 如果会议中途休会，要写明“休会”字样；会议结束，记录完毕，则另起一行写“散会”二字，并写清具体散会时间。 （4）结尾。会议记录完毕，应该由会议主持人和记录人分别在落款处签署姓名、日期，以示负责。最后在记录末尾注明“本会议记录共XX页”）。 第三十四页，共五十一页。 3、会议纪要的写作技巧 （1）明确会议宗旨，突出中心。一次工作会议，涉及的问题很多。在写会议纪要时，必须抓住会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。同时，一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。 对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”、“会议指出”、“会议强调”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来;对有分歧的意见，如属研讨性质的会议可写进会议纪要中去。 第三十五页，共五十一页。 （2）讲究用语，注意条理。要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等;下发的会议纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。 同时要注意条理化、理论化。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过